Як сказав один мудрець, зміна – єдине, що постійно в цьому світі. Тоді чому зміни спричиняють так багато складнощів для компаній, що розвиваються? Як можна керувати змінами, знаючи типи особистості своїх колег?
Впровадження та адаптація нового інструменту – це завжди не дуже просто. У співробітників часто виникає безліч запитань. Скільки часу піде на його вивчення? Що, якщо інструмент не працюватиме? Це точно необхідно?
Ось чому вироблення стратегії управління організаційними змінами таке важливе для отримання максимальної вигоди від використання нового рішення.
Що таке управління змінами?
Управління змінами – це спосіб підготовки та підтримки співробітників, щоб допомогти їм перейти на нові методи роботи, які в кінцевому підсумку приведуть компанію до досягнення поставлених бізнес-цілей.
Згідно з визначенням компанії Prosci Change Managenment, процес управління змінами – це “послідовність заходів або дій, що виконуються командою з управління змінами або керівником проєкту… для стимулювання індивідуальних змін і забезпечення досягнення запланованих результатів проєкту”.
На жаль, у теорії це виглядає простіше, ніж на практиці.
Письменник Девід Рок у своїй книжці “Тихе лідерство” (2007 р.) зауважив, що відсутність успіхів в управлінні змінами пояснюється нашим способом думок і дій.
“Якщо наказати людям змінитися, а потім пояснити, як саме це треба зробити, це викличе миттєву ланцюгову реакцію префронтальної кори та мигдалеподібного тіла в мозку. І що наполегливіше ви будете доводити, що ви маєте рацію, а ваш співрозмовник – ні, то сильнішим буде відторгнення. Мозок намагатиметься захистити себе від загрози”, – вважає Девід Рок.
Передбачити потреби та можливі проблеми вашої команди до впровадження змін – значить забезпечити більш плавний перехід на нові методи роботи. Ми виявили найпопулярніші типи особистості та реакції на зміни, з якими ви можете зіткнутися під час переходу на іншу систему управління виробництвом робіт.
Скептик
Скептики – справжні магістри Ордену джедаїв з володіння питаннями “чому?” і “навіщо?”. Такі люди швидко розправляються з марною тратою часу і ресурсів. Вони також можуть внести ясність у виконання дій і проєктів.
Але також є скептики, які, як правило, відкидають нові пропозиції. Такий негатив може заразити всю команду, і співробітники боятимуться озвучувати інші точки зору або пропонувати нові ідеї.
Ознаки, що у вашій команді є Скептик
- Він буде стверджувати, що все і так добре, навіть якщо робота не налагоджена як слід.
- Він формує свою думку та судження про предмет ще до його вивчення.
- Він задоволений поточним рівнем продуктивності і сумнівається, що команда здатна досягти кращих результатів.
Кроки з управління змінами для Скептиків
Скептиків складно переконати, їхнє схвалення або несхвалення нової пропозиції впливає на реакцію всієї команди.
Для початку дізнайтеся позицію Скептиків і постарайтеся її зрозуміти. Можливо, вони залишилися незадоволені іншим інструментом управління проєктами, і це демотивує їх спробувати новий. Дізнайтеся, що вони думають про платформу, яку ви хочете впровадити.
Попросіть їх уважно оцінити інструмент до формування остаточної думки. Залучайте їх із самого початку.
(◕‿◕) Ми у Telegram: Анонси нових статей та бонусні матеріали
Наприклад, залучайте їх у будь-яких процесах ухвалення рішень щодо методів роботи та ведення справ, щоб вони зрозуміли, що їхні знання цінуються і знаходять застосування.
Скептикам потрібен певний ризик. Що більше стоїть на кону, що більше зусиль Скептики вклали у справу, то довше вони відкладатимуть винесення свого остаточного рішення. Якщо ви цього досягнете, трапиться небувале – Скептик стане затятим захисником обраного інструменту для управління проєктами.
Ентузіаст
На перший погляд здається, що Ентузіасту допомога практично не потрібна. Він одразу із захопленням знаходить плюси використання будь-якого нового інструменту, нетерпляче чекає оновлень і спонукає всіх перейти на нову систему якомога швидше!
Проблема в тому, що емоції в нього просто зашкалюють. Є різниця між ентузіазмом та імпульсивністю. Внесення занадто великої кількості змін до того, як повністю розібрався в їхній дії та впливі на інших, може принести більше шкоди, ніж користі. Стара мудрість говорить, що “перш ніж бігати, треба навчитися ходити”.
Ознаки, що у вашій команді є Ентузіаст
Він переносить проєкти на вашу нову платформу, не обговорюючи з командою найоптимальніші способи їх організації.
Він не проходить деякі курси навчання або робить це абияк, упускаючи важливі деталі.
Він робить подвійну роботу і не консультується з командою.
Принципи управління змінами для Ентузіастів
За правильного керівництва Ентузіаст може стати вашим найкращим союзником. Спрямовуйте його ентузіазм у правильне русло – нехай інші співробітники теж надихнуться новим інструментом. Найкраще залучати його до роботи від самого початку, як і Скептика.
Поспілкуйтеся з ним і по пунктах розпишіть шлях до успіху, щоб він точно знав, який вигляд матиме ефективне впровадження. Затвердження загальної стратегії та цілей дасть змогу Ентузіастам зрозуміти, як кожна деталь вписується в загальну картину роботи.
Підкресліть, наскільки важливо розуміти основи роботи з програмою до освоєння розширених функцій. Впровадьте систему зворотного зв’язку і забезпечте її застосування до внесення значних змін, особливо на самому початку роботи.
Постарайтеся не пригнічувати їхній ентузіазм, навіть якщо вони припускаються незначних помилок. Замість цього нагадайте їм про те, як їхня робота співвідноситься із загальною роботою команди, і порадьте їм не поспішати. Щойно Ентузіаст зрозуміє, що його дії можуть впливати на інших, і усвідомить загальну картину того, що відбувається, він підлаштує свою роботу відповідно до цілей компанії.
Волелюбний
Для деяких співробітників використання системи управління проєктами – справа звична. Вони з народження все планують і почуваються комфортно, якщо все задокументовано, розплановано і відповідає графіку.
Волелюбні ж віддають перевагу імпровізації, цінують гнучкий підхід і сприймають речі такими, якими вони є. Їм нецікаве діловодство. Їм простіше швидко все обговорити, ніж довго займатися рутинною роботою. Однак їхня здатність до адаптації до всього, що може статися, часто є значною перевагою. Нелюбов до структуризації може призвести до прогалин у загальному огляді роботи для інших співробітників і проблем зі спілкуванням.
Ознаки, що у вашій команді є Волелюбний співробітник
- Він постійно запитує, чи потрібно фіксувати в документах усю виконану роботу.
- Він сумнівається, чи потрібно дотримуватися усталених правил.
- У нього немає чіткого відпрацьованого методу виконання повторюваних завдань.
Методологія управління змінами для Волелюбних
Щоб заручитися підтримкою Волелюбних співробітників, надайте їм автономію в роботі з інструментом. Це не означає, що їм потрібно надати доступ до всіх функцій, запропонуйте невеликий вільний простір для дій спочатку, а потім розвивайте по ходу роботи. Поки Волелюбні не відчувають обмежень, вони відкриті до роботи в рамках ваших пропозицій.
Щоб внесення прозорості в роботу не здалося інструментом тотального контролю, уявіть це як спосіб високої оцінки їхньої роботи та висловлення вдячності. Волелюбні можуть швидко стати затятими прихильниками нововведень, якщо дізнаються, що платформа не буде їх обмежувати, а надасть їм більше можливостей.
