Правила та тренди ділового листування англійською мовою (+ приклади)

Із задоволенням ділимося досвідом і розповідаємо, як правильно вести ділове листування англійською, а також знайомимо з основними трендами і наводимо актуальні приклади листів.

Ділова етика при спілкуванні з представниками різних країн

Інтернет і взаємна доступність, незалежно від місцезнаходження співрозмовника, дають нам ілюзію того, що ми схожі один на одного, що в нас приблизно однакові погляди, звички та принципи. Але в кожній країні свої культурні особливості, різний темп життя, правила звернень та інше.

Більшість підприємців вважають, що в освоєнні нових ринків бізнесу заважають ці відмінності. Наш досвід підказує, що виявляючи увагу та повагу до особливостей комунікації в країні партнера, ці бар’єри можна подолати.

У Франції, наприклад, не заведено писати просто “Добрий день!”, треба додати “мадам” або “месьє” – французи дуже трепетно ставляться до чинів і звань, як і до своєї мови загалом. Тому якщо ви вирішили написати французу англійською, про всяк випадок вибачтесь, що не маєте можливості розмовляти французькою.

У Китаї, Японії та арабських країнах важливо бути максимально ввічливим і тактовним, навіть якщо в українському перекладі ці фрази здаються надмірними:

“I would be grateful if you could…” → “Я був би вкрай вдячний…”
“I hope this email finds you well” → “Я сподіваюся, що цей лист застане вас у гарному настрої”
тощо.

Таких особливостей багато в кожній країні. Тому, плануючи лист діловому партнеру, вивчіть “характер” країни, у якій він живе.

Правила інфостилю англійською

Є кілька порад, які актуальні для будь-якої мови. Пам’ятайте, що навіть якщо будуть порушені якісь правила – велика кількість смайликів та епітетів, складні фрази та інше – листи, складені з урахуванням користі для одержувача, будуть ефективними.

Тема має передавати зміст

Безліч досліджень показує, що тема бізнес-листа має бути простою і зрозумілою. Як заголовок статті, що відображає її суть. Ніяких “Cooperation”, “Photos” або “Contract”. Додайте деталей – “We offer placement in our magazine”, “Photos for the travel section”.

Це збільшує відкриваність листів і дає змогу швидко знайти потрібну гілку. Якщо в процесі листування щось змінилося – ви починали з пропозиції про співпрацю, а потім перейшли до узгодження договору – створіть нову гілку.

Дотримуйтеся правила: “Для кожного значущого обговорення – окрема гілка”.

Уникайте знаків оклику

В українській мові знак оклику після “Доброго ранку” виглядає цілком природно, але під час привітання в діловому листуванні англійською це створює зайвий емоційний контекст.

Знак оклику в листі корисний, якщо ви хочете щось емоційно підкреслити або привернути увагу. Але в другому випадку він може бути сприйнятий як підвищення тону.

Уникайте “води” і складних конструкцій

Завдання вашого листа – коротко і ємко донести суть. Прочитайте текст кілька разів і приберіть усе, що не несе сенсу або може ускладнити розуміння. Наприклад, такий текст листа навряд чи викличе інтерес:

“Our rapidly growing N-company is the market leader when it comes to integrating new digital business solutions. We’ve been in business for more than eight years and have done a lot of integrations. We’d like to work with you in a way that’s good for both of us. If you want to work together, please write down your phone number so we can talk about the details”.

Краще замінити на щось на кшталт:

“Hello, my name is Andrey, and I work for N-company. In the last 8 years, we’ve worked on 56 small and medium-sized business projects to integrate Cisco, Mikrotik, and IPsec systems. We’d like to suggest a way for you to use the Cisco system in your business. How can I get in touch with you to talk about our offer?”.

Використовуйте просте людське пояснення: навіщо ви пишете і що хочете отримати від людини.

Використовуйте списки

Це зручно, якщо вам потрібно обговорити в одному листі кілька питань або запропонувати якісь варіанти. Нумеровані списки дають змогу уникнути ризику щось випустити з уваги, а також скоротити час співрозмовника на відповідь. Йому набагато простіше написати:

Так

Дайте 2 дні, потрібно подумати

Точно ні.

А не розписувати відповідь на кожне запитання.

Структура листа

Класична структура листа включає привітання, основне повідомлення, висновок і підпис.

Звернення до співрозмовника

Ми часто стикаємося з питанням, як звернутися до співрозмовника в листі англійською. Якщо ми знаємо ім’я та стать, то все доволі просто: можна використати формальне “Dear Mr/Ms” або менш формальне “Hello, John”, “Morning, Ms Jones”.

Буває так, що ім’я відоме, але точно зрозуміти, чоловіче воно чи жіноче, не виходить. Тоді можна просто використовувати повне ім’я – “Dear Jody Johnson”.

До групи осіб можна звертатися “Dear colleagues”, а для менш офіційного листа – “Hi everyone”, “Hi there”. Раніше використовувалася фраза “To whom it may concern” – аналог нашого “Шановні пані та панове”, дослівно “Усім, кого це стосується” – не рекомендуємо її використовувати, сьогодні вона виглядає застарілою. Якщо ви надсилаєте лист на загальний e-mail, можна написати “Greetings” або “Dear (назва компанії) Team”.

Початок

Мету листа найкраще позначити одразу:

“I am writing to request…” → “Я пишу з метою запиту…”
“I would like to clarify…” → “Я хотів би уточнити…”

Запросіть фідбек

Навіть якщо вам потрібна відповідь “терміново”, то краще уникнути цього слова і просто вказати дату. Для вас воно може означати “протягом кількох годин”, а для вашого партнера – тижневий термін.

“Please submit your reply by 12 November, EOB CET” → “Будь ласка, надішліть вашу відповідь 12 листопада до кінця робочого дня за середньоєвропейським часом”

Якщо ви не хочете обмежувати партнера за часом:

“Any feedback you can give me on this would be highly appreciated” → “Я буду вдячний будь-якому зворотному зв’язку”

Є в діловому листуванні англійською такі приклади фраз, як “Thanks in advance” і “Looking forward to hearing from you”. Будьте обережні з ними – це надто загальні та невизначені формулювання і, як правило, не сприймаються всерйоз.

Як попрощатися

На закінчення листа не забудьте подякувати одержувачу і висловити надію на швидку відповідь. Як підпис у діловому листуванні англійською зазвичай використовують:

“Yours faithfully”, “Yours sincerely” → “З повагою”
“Best wishes”, “Kind regards”, “Warmest regards” → “З найкращими побажаннями”

Скорочення в листі англійською

CEO, HRD, KPI, Mr. або Mrs., St. і так далі добре нам знайомі. Загалом англійських скорочень у діловому листуванні досить багато – іноземні партнери трепетно ставляться до свого часу та скорочують буквально все, що можна. Перелічимо основні:

• ASAP (as soon as possible) – зараз часто використовується і в українській мові та означає “якомога швидше”.
• FYI (for your information) – використовується в темі листа (на кшталт знайомих нам RE або FWD) та інтерпретується як “для вашого відома”.
• MILE (maximum impact, little effort) використовується, коли хочемо позначити мету або дію з “мінімальними зусиллями і максимальним результатом”.
• EOB (end of business) – кінець робочого дня. Часто використовується для позначення дедлайну.
• Часто можна зустріти скорочення wk – тиждень, і yr – рік.
• Для позначення часу використовуються CET – центральноєвропейський час, EST – східний часовий пояс, MST – гірський і PST – тихоокеанський часовий пояс.
• Ще кілька загальновизнаних скорочень: e.g. – “наприклад”, etc. – “і так далі”, i.e. (in other words) – “іншими словами”, mo. – місяць. no. – номер, w/o (without) – “без”.

Тренди ділового листування

1. Персоналізація. Одержувач має розуміти, що він не чергова адреса в розсилці, а ви його знаєте і попередньо зібрали якусь інформацію. Навіть якщо пишете холодні листи або використовуєте авторозсилку, оформляйте текст так, щоб людина була впевнена, що ви звертаєтеся персонально до неї.
2. Оптимізація під мобільні пристрої. Більшість підприємців перевіряють пошту з мобільного, тому намагайтеся, щоб усі додатки, сам текст, посилання та інше були зручні для перегляду зі смартфона.
3. Час важливіший, ніж гроші. Зараз неввічливо змушувати співрозмовника втрачати час на довгі листи. Тому подбайте про те, щоб взаємодія з вами була максимально зручною: скорочуйте, форматуйте текст, цитуйте те, на що відповідаєте.

Екс-євангеліст і один із видних працівників компанії Apple Гай Кавасакі в одному зі своїх інтерв’ю говорив, що в листі має бути 5 речень. Чому? Більшість бізнесменів хочуть швидко прочитати лист, зрозуміти суть і так само швидко відповісти. Якщо інформації багато, то вивчення можуть залишити на потім – “коли буде трохи більше часу”. А цей момент може настати нескоро. Тому що коротший текст у повідомленні, то швидше його прочитають.

Приклади листів на всі випадки життя

Ділимося прикладами листів для ділового листування англійською.