Коуч Наомі Данфорд радить два кроки, які дозволять не витрачати зайвого часу на роботу і все інше.
У мене є клієнт. Її звуть Тамара. Вона ювелір в Міннесоті.
Під час нещодавньої зустрічі я поставила перед нею потенційно складну задачу, з якою не кожен впорався б.
Я сказала їй влаштувати три тижні відпочинку.
Вона провела «прибирання» в стилі Марі Кондо, і зараз її робота не так сильно в ній потребує. Так що я доручила їй дуже важке завдання — робити те, що подобається, в кінці-то кінців!
Тамара, як і більшість з нас, зазнала змішані почуття з приводу цього завдання. (Зрештою, в нашій культурі ми не привчені це робити.)
НЕрадість відпочинку
З одного боку, вона хоче приділити розбору речей всю свою увагу. Але чи нормально це? Вона буде шкодувати про це пізніше? І зажадає це від неї жертв на роботі? Чи потрібно повністю відсторонитися від роботи? Якщо перевіряти, чи все в порядку, чи буде це вважатися обманом? Буде поверненням до роботи щоденна перевірка поштової скриньки? Або це єдино правильне рішення?
Все це — відмінні питання.
Тамара — бос, і на такому рівні було б недоцільно повністю відсторонитися від бізнесу на три тижні, так як потрібно регулярно приймати ключові рішення і робити важливі дії. Їй потрібно знати, як утримувати свій корабель на плаву, перебуваючи далеко від штурвала.
Я задала Тамарі питання з цього приводу: «Наступні три тижні ви могли б виділяти на роботу за 30 хвилин в день або менше, фокусуючись лише на важливих питаннях?» Вона задумалася на мить, і відповіла «так».
Тоді я конкретизувала її завдання:
Протягом наступних трьох тижнів вибирати 30-хвилинний інтервал кожен день і займатися робочими питаннями тоді і тільки тоді. Включити комп’ютер, витратити 30 хвилин на нагальні справи, а потім вимкнути його. Тільки і всього. Якщо «насущне» займає менше тридцяти хвилин, вимкнути раніше. Якщо більше, то відкласти залишився на завтра.
Це вона і робить. Замість того, щоб «працювати», вона відкриває комп’ютер на 30 хвилин, вирішує тільки нагальні питання, потім закриває комп’ютер і не думає про роботу до кінця дня.
Це наше рішення, щоб захистити її Кондо-час від роботи. Вона свідомо вирішує, коли слід включитися, а коли — відсторонитися. Робота закапсульована, розділена на частини і укладена в це крихітне зобов’язання. Кондо в безпеці. (Але і робота також).
Це важлива стратегія для керівників, незалежно від того, чи застосовується вона до відпочинку або до роботи з електронною поштою. Свідомо вирішуйте, коли ви збираєтеся почати щось робити, а коли — зупинитися.
Свідомий вхід, свідомий вихід “СВСВ”
Робіть це, і проекти швидко просунуться вперед, стрес піде, а ресурси часу, грошей та енергії збережуться для всіх важливих речей в бізнесі і житті.
Ви можете почати розвивати свої навички СВСВ негайно, прийнявши два простих рішення, перш ніж братися за якусь задачу.
По-перше, ви вирішуєте, що означає «вхід».
Занадто часто ми використовуємо розпливчасті і незрозумілі слова, щоб описати те, що робимо. Йдемо на роботу. Заходимо в соціальні мережі. Працюємо над книгою. Впорядковуємо справи. Надолужуємо згаяне.
Ми використовуємо ці терміни як спосіб коротко охарактеризувати якусь спільність дій, тому можемо просто йти в загальному напрямку, точне не визначаючи його.
І це має сенс. Вирушаючи в продуктовий магазин, ми говоримо, що «купимо продукти», тому що було б божевіллям сказати: «Ми збираємося купити молоко, яйця, крекери і йогурт…» і ще дві дюжини інших речей. Це лінгвістична ефективність, кращий спосіб описати дію. Бездоганна система, яка працює для нас з моменту винаходу мови.
Система не працює
Однак ця система руйнується, коли ми насправді не знаємо, що мається на увазі під «купівлею продуктів». Якщо у вас немає списку, і ви просто йдете в магазин, тому що знаєте, що треба щось купити, може статися все, що завгодно.
Можна бродити уздовж стелажів в пошуках того, що здається важливим, не знаючи, що вибрати. Можна зовсім забути щось критично важливе. І, звичайно ж, ви підете з магазину з купою речей, які взагалі не збиралися купувати, а поїздка займе набагато більше часу, ніж очікувалося. Це не «купувати продукти». Це «бродити по продуктовому магазину, сподіваючись, що все вийде».
Якщо б у вас був список, ви могли б увійти в магазин і вийти з нього досить швидко, і всі ваші рішення були б простими і легкими. Ви не петляли б, як кролик, не відволікалися на стороннє, якби тримали в голові єдиний результат: купівлю предметів за списком. І нічого більше.
Це відноситься до всього.
Якщо сьогодні ви займаєтеся організацією і розумієте, що всі файли повинні зберігатися в одному місці, то в першу чергу потрібно усвідомити, чого це не означає. Це не означає, що потрібно купувати нову картотеку. Це не означає, що потрібно читати статтю про секрети продуктивності. Це не означає, що потрібно навести порядок на столі і розсортувати стопку рахунків. Це означає тільки те, що потрібно зібрати всі файли в одному місці.
Я не кажу, що ви не можете зробити і все інше теж — звичайно, можете. Просто не зараз. Займіться одним завданням, а інші нехай почекають. Усвідомлено ставитеся до рішення, що прямо зараз ви беретеся за файли.
Це важлива навичка — чітко визначити, що ви збираєтеся робити прямо зараз. Одне конкретне заняття, а не «тип» занять.
Це свідомий вхід. Те, що ви робите в першу чергу.
Критерії для виходу
По-друге, ви визначаєте (ДО входу) критерії для виходу.
Одна з причин, по якій такі заняття, як «йти на роботу» або «писати пост в блозі» або «надолужувати згаяне», займають багато часу — і стають такими нудними, — в тому, що ми свідомо не вирішуємо, коли зупинитися.
Коли ми починаємо щось робити без чіткого визначення успіху або завершення, ми відкриваємо для себе всіх цих кролячих перегонів, відволікаючих факторів і польотів фантазії. Робота здається нескінченною, тому що у неї немає кінця. Ми не вказали мета, тому все, що пов’язане з цим завданням, може відчуватися як її частина. І це важко.
Коли ви свідомо бачите, де знаходиться фініш, ви можете досягти його. Можете відійти від цієї задачі і зайнятися чимось іншим, важливим для вас.
Рішення про те, коли вийти, включає в себе вибір одного з трьох показників для завершення:
- Досягнення. Ви зупиніться, коли запис для блогу буде завершена, коли ви напишете 1500 слів. Коли розберете 30 електронних листів. Коли відкриєте три ящики.
- Інформація. Ви вийдете з папки «Вхідні», як тільки побачите, пройшов цей платіж чи ні. Ви закриєте сайт фільму, як тільки підтвердите час показу. Ви закриєте вкладку браузера, як тільки двічі перевірте формулювання тієї цитати, що використовуєте в презентації.
- Час. Ви витратите 45 хвилин на прибирання у вітальні. Ви поспілкуєтеся зі своєю аудиторією в Facebook 20 хвилин. Ви зробите 15-хвилинну перерву між завданнями.
Всі ваші дії за день схожі на аудиторію, повну людей, які піднімають руки з питаннями після презентації. «Свідомий вхід» — вказати на одну людину і приділити їй всю вашу увагу. «Свідомий вихід» — закінчити з нею, щоб перейти до наступної людини.
I
Це повністю інтуїтивно зрозуміло під час запитань і відповідей, але не настільки ясно щодо бізнесу та особистої діяльності. Однак візьміть той же покроковий підхід, який ви застосували б до людної аудиторії, застосуйте його до своєї діяльності, і ви будете шоковані, як швидко будуть виконуватися завдання.
Ця метафора може бути особливо корисна для тих, кому важко вибрати між кількома однаково важливими і терміновими завданнями. Ці дві людини, піднімають руки. Вам не потрібно відчувати провину, занепокоєння або стрес через те, що ви вибрали людину зліва, якщо відразу після відповіді на перше питання ви перейдете до людини праворуч.
(Наступного разу на сесії питань і відповідей зверніть увагу, що доповідач навряд чи після відповіді на питання скаже: «Ви хочете задати ще кілька запитань?» Він переходить до наступного, хто підняв руку. І якщо з’ясовується, що запитувач хоче поставити ще одне питання, доповідач каже, що відповість йому після того, як приділить увагу ще кільком слухачам. Ви можете робити те ж саме стосовно до своїх завдань.)
Свідомий вхід, свідомий вихід, і все стає простіше
Свідомий вхід — це зобов’язання зосередитися на одному вибраному дії за один раз.
Свідомий вихід — зобов’язання зупинити дію, як тільки буде досягнутий показник завершення.
Кожен раз, використовуючи підхід СВСВ, ви будете переживати почуття перемоги, ніби тільки що забили гол, як у спорті. Приємно перемагати. Ви хочете нових перемог. І через якийсь час — дивно короткий проміжок часу — ви починаєте відчувати по-справжньому сильний контроль над своїм бізнесом і життям.
Люди, які ставлять ясні цілі, ніколи не кажуть: «Куди ж подівся цей день?» Вони точно знають, на що його витратили.
