Експерти з командної роботи Бенджамін Таршес і Джонатан Робертс описують основні типи робочих груп і пояснюють, як використовувати їхні переваги.
Останнім часом ми багато розмірковуємо про команди. У міру того, як дедалі більше компаній афішують свою стратегію щодо гібридної та віддаленої роботи, керівники розповідають, що цей вид зайнятості ускладнює спільну діяльність і підриває культуру їхніх організацій. Звичайно, багато компаній, зокрема й наша, давно й успішно використовують віддалену роботу. І якщо ми уважно прислухаємося до типів проблем, з якими, за словами керівників і співробітників, вони стикаються під час об’єднання в команду, то виявимо, що більшість із цих проблем існувала до пандемії.
Багато працівників розчаровані колективами, у яких вони працюють. Керівники та підлеглі борються з перепрацюваннями, неефективною працею, відсутністю відповідальності та гнітючою груповою динамікою. Але не пандемія COVID-19 спровокувала командну кризу, вона лише виявила недоліки моделі з особистою присутністю, ускладнивши її ще більше.
Під час нашої роботи з клієнтами ми встановили кілька проблем, які сприяють цьому почуттю розчарування. Найголовніша з них полягає в тому, що люди здебільшого не були частиною справжньої команди, та й не повинні були бути.
Якщо не команда, то що?
Команди не існують просто тому, що хтось включив імена людей до організаційної структури та призначив керівника. Зовсім навпаки. Команди існують з певних причин і мають певні допоміжні структури. Наш колега Джон Катценбах характеризує справжню команду так: це невелика група людей із взаємодоповнювальними навичками, вони прихильні до спільної мети, разом досягають успіху або зазнають поразки й несуть один за одного відповідальність.
Якщо ви відчуваєте, що у вашому колективі відсутній будь-який із цих компонентів, можливо, ви не є частиною справжньої команди. Це не погано за своєю суттю.
Але виникає питання: як назвати групу людей, з якими ви працюєте щодня?
Як правило, ми можемо розділити робочі групи на три типи:
- Справжні команди займаються найскладнішими проблемами. Для подібних проблем, які не мають очевидних рішень, необхідний набір різноманітних поглядів і навичок. Члени справжньої команди довіряють один одному і працюють на спільну мету. Справжні команди вдумливі, схильні до дискусій і прогресу її учасників. Їм потрібні гнучкі лідери, які роблять пріоритетом встановлення зв’язків усередині команди. Вони визначають чіткі межі, що зміцнюють сильне почуття довіри. У них є спільна мета і зрозумілі норми. І, що важливо, вони створюють колективний результат. Якщо ви бачите групу людей, зосереджених на вирішенні однієї дуже складної проблеми, це, ймовірно, справжня команда.
- Робочі групи націлені на ефективність. Більшість людей основну частину свого часу працюють у робочих групах. Повторимо ще раз: немає нічого поганого в тому, щоб бути в робочій групі. Насправді робочі групи часто найкраще підходять для вирішення поставлених завдань. Керівники таких груп приділяють велику увагу методам, що дають змогу зробити їхню спільну діяльність ефективнішою. Учасники розподіляють роботу, обмінюються інформацією і виконують завдання індивідуально. Індивідуальна відповідальність висока, при цьому емоційна прихильність і загальна мета виражені досить слабо. Якщо ви бачите, що люди проводять організовану п’ятихвилинну планерку, вони діють як робоча група.
- Нібито команди – це групи, які претендують називатися командою, але в них немає емоційної прихильності та спільної мети. Вони схожі на робочі групи, але без ефективних процесів та індивідуальної відповідальності. Завдання виконуються, але не завжди найефективнішим чином. Робота в такій команді не вимагає ні дисципліни, ні прихильності, що зазвичай перетворює її на режим роботи за замовчуванням. Якщо у нібито команди є лідер, він часто має мінімальні лідерські якості. Члени такої команди витрачають багато часу на розмови про свої персональні обов’язки, а її збори перетворюються на серію бесід тет-а-тет між керівниками та їхніми підлеглими. Якщо ви не обговорюєте, як ви працюєте, які ваші цілі та зобов’язання перед колегами, найімовірніше, ви працюєте в нібито команді. П’ятихвилинна планерка, що триває 90 хвилин, є загальною характеристикою цього типу команди.
Хоча більшості людей кажуть, що вони є частиною команди, реальність така, що найчастіше вони є членами лише її видимості.
Чому зараз робота здається настільки важкою, і що ми можемо з цим зробити?
Подумайте, яким чином ви б розв’язували проблему або справлялися з кризою. Процес, імовірно, почався б зі слів керівника: “Командо, гадаю, це буде непростий тиждень”, і ви з колегами відповіли б схваленням. Потім би закатали рукава і придумали, як виконати завдання. Можливо, разом ви б працювали не найефективнішим або таким, що задовольняє, але працювали б старанно і досягли результату.
Це квінтесенція дій нібито команди – рецепт прийнятного і навіть хорошого результату, але не обов’язково такого, що задовольняє або відмінного. Переносимося в сьогодення – багато організацій досі не прийняли рішення працювати більш продумано. Швидше, вони дублювали цю версію “не-команди”. Ось два способи, як вона проявляється сьогодні:
- Роздуті зустрічі. Коли керівник уникає ухвалення рішень або незрозуміло, хто має бути присутнім на зустрічі, підхід за замовчуванням – це проводити більше зустрічей або запрошувати більше людей. Але що відбувається, коли збори більше не обмежені фізичним простором? Десять осіб, яких вміщувала невелика конференц-зала, здатні завдяки відеозв’язку перетворитися на 50 осіб, більшість з яких не впевнені в необхідності своєї участі, причині запрошення та можливості його відхилити.
- Надмірне використання електронної пошти та чату. У світі до пандемії керівники та колеги могли доповнити ці менш ефективні способи спілкування особистими зустрічами, запланованими або спонтанними. Тепер, коли особисте спілкування не завжди доступне, ми виправили ситуацію за допомогою далеко не ідеального технологічного рішення.
Обидві ці обставини ускладнюють співпрацю і є прямим наслідком того, що ми не думали, як вибудувати індивідуальну та колективну роботу.
Отже, які варіанти та рішення вам необхідні, щоб домогтися максимальної ефективності у своїй роботі?
Поставте запитання, чи потрібно вам діяти як робоча група або справжня команда. Визнайте, що ці два способи спільної роботи виглядають дуже по-різному. Перемикання між ними можливе. Але корисно чітко розуміти, який режим ви використовуєте і чому. Чи достатньо складні проблеми, які ця група має вирішити, щоб виправдати витрати емоційної енергії, необхідні для створення справжньої команди? Чи є очікуваний результат колективним зусиллям, що вимагає активного розв’язання проблем? Чи достатньо високофункціональної, ефективної робочої групи?
Зменште розмір групи. Ми встановили, що ідеальний розмір віртуальної команди – це три людини, можливий і четвертий, якщо лідер не є постійним членом команди. Залучення більшої кількості людей потребує значної підтримки та суворих норм, щоб група була ефективною. Подивіться на будь-яку зустріч, яку ви проводите, і поставте запитання, чи справді необхідна участь усіх. Робочі групи часто можуть мати більший розмір (від шести до восьми учасників), якщо цілком зрозуміла мета зборів (наприклад, обмін інформацією, а не розв’язання проблем).
Зробіть невидиме видимим. У міру того, як ваші команди та групи набувають або втрачають учасників, з’являється необхідність закріплювати норми. Не покладайтеся на неформальні засоби підтримки командної поведінки. Цілеспрямовано обговорюйте такі питання, як час спілкування, порядок проведення зборів і очікування учасників команди один від одного.
Ці пропозиції не є чарівною паличкою, але, обдумано обираючи тип спільної роботи, ви здатні уникнути найгіршого з двох варіантів – роздутої нібито команди з туманними і нечіткими очікуваннями. Визначивши, чи потрібна для вашої діяльності справжня команда або робоча група, ви можете почати користуватися перевагами віддаленої та гібридної роботи замість того, щоб постійно боротися з її недоліками.
