Вибираєте інструменти для спільної роботи? Вважаю, у вас є цілий ряд міркувань щодо вибору відповідної програми. Чи буде це якась програма зі складу Office 365, продукт від стороннього постачальника або навіть щось розроблене вами самостійно, всі варіанти допустимі. Однак вирішальні критерії вибору – знати можливості, реалізовані в службах, бажана поведінка та набір функцій.
Необхідний тип взаємодії
Чітке уявлення про власні потреби – завжди найкраща відправна точка. Занадто часто компанії вибирають технологію, не визначивши, для чого вона буде використовуватися.
Справжні цілі впровадження різних рішень для спільної роботи наступні:
- Зробити взаємодію більш простою, прозорою, всеосяжною та продуктивною;
- Забезпечити зв’язок в будь-який час і в будь-якому місці, що було б неможливо в іншому випадку;
- Забезпечити умови для віддаленої роботи;
- Зменшити, якщо не повністю виключити транспортні витрати;
- Уявити різні точки зору та області компетенції в одному обговоренні;
- Створити групи зі спільними інтересами у випадках, коли важко або неможливо організувати особисту зустріч достатньої кількості людей;
- Скоротити час і витрати на організацію колективної роботи;
- Скоординувати колективне рішення задач;
- Надати нові способи зв’язку, в тому числі анонімний обмін і структуровану взаємодію.
Інструменти для спільної роботи: Підбір
З огляду на ці аргументи на користь колективної роботи, можна швидко підібрати технології, які відповідають усім або деяким пунктам наведеного списку. Очевидно, що для SharePoint (локальна версія) багато пунктів не охоплено. Це не означає, що SharePoint не працює, але сама по собі вона не буде чимось більшим, ніж репозиторій документів. Однак якщо з’єднати SharePoint з іншими компонентами, то вона стає більш ефективною. На сцені, в ролі «старшого брата» SharePoint (локальна версія), з’являється Office 365.
Вибираючи інструменти для спільної роботи, необхідно пам’ятати, що вони повинні охоплювати три основні області (а також пункти списку):
- Зв’язок;
- Конференції;
- Координація.
Ці три поняття допоможуть визначити, наскільки ефективними будуть інструменти для спільної роботи для вас особисто і вашої компанії. Існує два типи рішень для спільної роботи: асинхронні і синхронні (див. Таблицю).
| Компонент / служба | Асинхронні | Синхронні |
|---|---|---|
| Exchange Online | Так | Ні |
| SharePoint Online | Так | Так |
| Skype для бізнесу | Ні | Так |
| Microsoft Teams | Так | Так |
| Microsoft Groups | Так | Ні |
| Yammer | Так | Так |
Асинхронні
Найпоширеніший інструмент цього типу – електронна пошта. Електронна пошта – старий, перевірений, завжди працюючий варіант; якщо сумніваєтеся – використовуйте електронну пошту.
Це найбільш широко застосовуваний метод і насправді найуспішніший. За ним слідують списки поштової розсилки та групи новин.
Ці інструменти дуже схожі на електронну пошту, але забезпечують перехід від зв’язку «один до одного» до взаємодії «одного з багатьма» і навіть «багатьох з багатьма».
Коли постачальники програмного забезпечення розібралися в перевагах електронної пошти, вони виявили, що рішення бізнес-процесу, поєднане з електронною поштою, буде більш привабливим для спільної роботи всіх типів. Можливості зв’язку електронною поштою в поєднанні з послідовністю операцій бізнес-процесу, що забезпечує передачу тверджень і оновлень запитів по електронній пошті, складають дуже потужне рішення для спільної роботи.
Нарешті, додавання групового календаря дозволяє компанії здійснювати планування, управляти проектами та координувати дії співробітників, гарантуючи дотримання термінів виконання робіт.
Синхронні
Рішення для спільної роботи в реальному часі, або синхронні, дозволяють окремим користувачам або групам миттєво переглядати та редагувати інформацію. Спільний перегляд забезпечує двосторонній і навіть багатосторонній обмін відео в реальному часі в групах для оперативної роботи над проектами і контентом. В результаті скорочується час доставки і усувається затримка, пов’язана з очікуванням відповіді по електронній пошті.
У системах чату є можливість швидко обговорювати роботу в будь-який час і в будь-якому місці. Об’єднуючи відео і чат з системою підтримки прийняття рішень, ви можете прискорити пошук рішень, здійснювати мозковий штурм, аналізувати ідеї, оцінювати роботу та голосувати, щоб отримати потрібні відповіді.
Повертаючись до SharePoint, ми усвідомлюємо, що продукт більше не є відповіддю на всі потреби, що виникають при спільній роботі. Залучіть до справи Office 365, і ви отримаєте рішення, яке відповідає вимогам як синхронного, так і асинхронного типу взаємодії.
Наприклад, розглянувши лише кілька компонентів Office 365, можна побачити, що деякі служби охоплюють обидва типи спільної роботи.
Office 365 прекрасно підходить для обох випадків, оскільки має в своєму розпорядженні знайомими і без складнощів реалізованими функціями як синхронної, так і асинхронної спільної роботи. Правильно підібравши інструменти для спільної роботи, особливо такі, які відповідають базовим вимогам вашої компанії, ви отримаєте численні переваги.
Основні переваги
Отже, перерахуємо головні з них:
- Компанія, проект, план чи просто робота рухаються вперед;
- Підвищується гнучкість взаємодії груп співробітників і компанії;
- Компанія поповнюється молодими і технічно грамотними співробітниками;
- Можна працювати віддалено;
- Співробітники швидше входять в курс справи.
Вибравши інструменти для спільної роботи, ви будете здатні забезпечити справжню взаємодію, а також досягається зрілість як інструментарію, так і колективної взаємодії в цілому.
Звичайно, було б недоглядом з мого боку не звернути вашу увагу на Office 365. Досить поглянути на можливості кошти запуску додатків, щоб переконатися, що цей продукт дійсно стає одним з кращих для спільної роботи всередині компанії. Також, за відсутності бюджету, має сенс спробувати вирішити поставлені завдання за допомогою безкоштовних версій TeamViewer, TeamLab, Teamtools і LEADERTASK.
