Гід по Trello: як тримати всі проєкти під контролем

Trello – це сервіс для управління командними та персональними проєктами за методологією канбан. Продукт належить компанії Atlassian (тій самій, що розробила інструменти Jira і Confluence). Головне призначення Trello – візуалізувати завдання в єдиному просторі й тим самим спрощувати робочі процеси.

Попри зовнішню простоту, сервіс має широкі можливості, тому в ньому можна вести навіть складні проєкти. У статті детально розповім про особливості інструменту і дам корисні поради, як працювати в Trello.

Інтерфейс Trello

В основі інтерфейсу Trello – чотири елементи, за допомогою яких організовано представлення проєктів і управління завданнями.

• Дошки.

Дошка Trello – електронний аналог інформаційного стенда, на якому представлено всю інформацію щодо проєкту. Саме тут керують завданнями. На платних тарифах можна створювати необмежену кількість дощок, у безплатній версії загальна кількість не повинна перевищувати десяти.

• Колонки (списки).

Колонки або списки – це області дошки, в які додають картки із завданнями. За замовчуванням на кожній створеній дошці є три списки: “Потрібно зробити”, “У процесі”, “Готово”. Додані картки можна переміщати по розділах, поступово просуваючи завдання від початку до кінця.

За необхідності можна додавати додаткові колонки – обмежень за кількістю немає. Назви списків задає автор проекту.

• Картки.

Картка – сховище всієї інформації щодо конкретного завдання. Для її створення достатньо вибрати “Додати картку” у списку і вказати заголовок. Потім потрібно клікнути по створеній картці, розгорнути її (відкрити зворотний бік) і заповнити. Є такі поля:

• Опис завдання. Текстовий опис будь-якого обсягу.
• Учасники. Обрати відповідальних за завдання осіб можна з тих, хто запрошений на дошку за посиланням або через email (кнопка “Поділитися” у правій верхній частині дошки).
• Мітки. Різними кольорами зручно виділяти завдання різних категорій або вказувати поточний статус.
• Чек-лист. Для багатоетапних завдань можна використовувати настроюваний чек-лист, щоб відстежувати готовність.
• Дата виконання. Дедлайн із нагадуванням, щоб не пропустити терміни.
• Вкладення. Посилання на потрібні документи або файли з хмарних сховищ.
• Обкладинка. Для кращої візуалізації можна додавати обкладинки – у вигляді суцільного кольору або завантажені зображення.

На зворотному боці картки будь-який учасник може залишити коментар, додати вкладення, тегнути іншого учасника або прикріпити посилання на інше завдання. Також тут можна подивитися всі дії учасників картки в хронологічному порядку.

Праворуч є меню для вибору дій, додавання поліпшень і автоматизації. Зараз усі користувачі Trello можуть додавати поліпшення без обмежень. Раніше функція залежала від обраного тарифу.

Щоб відкрити меню дошки, треба клікнути на трикрапку в правому верхньому кутку. Тут можна керувати всією дошкою: додавати опис, налаштовувати автоматизацію і поліпшення, ділитися посиланням на дошку, додавати мітки, створювати колекції дощок, розмежовувати права доступу.

Реєстрація в Trello

Для реєстрації в Trello потрібно вказати адресу електронної пошти. Використовуйте Gmail або пошту іншого оператора. Також можна увійти з обліковим записом Google, Microsoft, Apple, Slack. Під час реєстрації буде створено обліковий запис Atlassian. Акаунт Atlassian можна використовувати в будь-яких продуктах компанії: Jira Software, Jira Align, Jira Service Management, Confluence, Trello, Bitbucket та інші.

Гід по основному функціоналу Trello

Основна перевага сервісу – простота використання. Навіть якщо ви вперше в ньому працюєте, базовий функціонал можна освоїти дуже швидко. Розглянемо покрокову інструкцію з Trello.

Створіть робочий простір або дошку

Після першого входу в акаунт Trello відкриється головна сторінка. У меню з лівого боку знайдіть пункт “Створіть робочий простір”. Після натискання на нього відкриється вікно, в якому можна вказати назву простору (проєкту), тип (маркетинг, малий бізнес тощо), опис.

Створений простір відобразиться в меню. У списку, що розкривається, можна вибрати необхідні дії: створити дошку, додати учасників, вибрати подання, змінити налаштування – наприклад, зробити простір приватним або публічним, прив’язати до Slack. У розширених налаштуваннях можна задати обмеження на дії та доступ.

Тепер можна перейти до створення дошки. До речі, якщо на головній сторінці ви почали одразу зі створення дошки, то робочий простір буде створено автоматично – з налаштуваннями за замовчуванням, які пізніше можна змінити.

Натисніть “Створити першу дошку”, вкажіть назву, виберіть фон і параметри видимості. Натисніть “Створити” – і ваша дошка готова до використання.

Налаштуйте дошку

Після того як дошка створена, підготуйте її до роботи. Визначте ключові етапи і створіть окрему колонку під кожен, дайте колонкам зрозумілі назви.

Щоб поліпшити візуальне сприйняття і зробити кожну дошку унікальною, можна налаштувати тло: вказати суцільний колір у налаштуваннях, завантажити своє зображення або вибрати фотографію з бібліотеки Unsplash.

Також для створення дощок зручно використовувати готові шаблони. Вони розділені за категоріями. Можна вибрати відповідний варіант і не витрачати час на оформлення.

Щоб спростити робочий процес для учасників команди, вкажіть в описі дошки основні відомості. Наприклад, можна додати такі розділи:

• Загальний опис. Розкажіть про призначення дошки, послідовно перерахуйте всі етапи робіт і їхні особливості, пропишіть рекомендації щодо виконання завдань, створіть чек-листи для перевірки.
• Учасники. Перерахуйте всіх, хто доданий на дошку. Вкажіть функції та обов’язки кожного учасника. Напишіть, хто за що несе відповідальність і до кого з яких питань звертатися.
• Дії. Створіть керівництво користувачів. Поясніть, які дії можуть здійснювати учасники. Наприклад, хто з команди може коментувати, хто має право редагувати картки тощо.

Запросіть учасників

Якщо дошка призначена для командної роботи, вам потрібно додати учасників. Зробити це можна через меню дошки, надіславши колегам посилання або QR-код. Натисніть “Поділитися” в правому верхньому кутку, вкажіть email учасника або скопіюйте посилання-запрошення.

Додати учасників у простір можна через меню проєкту (покажчик у лівому верхньому кутку дошки). Тут також доступне запрошення по email або за прямим посиланням.

У безкоштовній версії сервісу всі запрошені учасники стають адміністраторами і можуть здійснювати будь-які дії з дошками: змінювати налаштування, додавати або видаляти інформацію. У платній версії права доступу можна розмежувати за такими статусами:

1. Звичайний користувач. Може дивитися і редагувати картки, налаштовувати права доступу до дощок. Підходить для співробітників, залучених у проєкті.
2. Адміністратор. Може дивитися і редагувати картки, змінювати налаштування дошки, виключати учасників. Підходить для керівників і менеджерів проєкту.
3. Спостерігач. Може переглядати картки без можливості редагування. За дозволом у налаштуваннях може залишати коментарі або виконувати інші дії, на які йому видані права. Підходить для клієнтів, менеджерів та інших осіб.

Додайте картки завдань

Складіть список поточних завдань. Для кожної створіть свою картку і внесіть до неї всю необхідну інформацію. Розмістіть картки за відповідними колонками, до кожної з них додайте учасників, відповідальних за виконання конкретних завдань.

У міру виконання рухайте завдання в потрібні колонки. Це можна робити простим перетягуванням або через розділ “Дії” на зворотному боці картки.

Управління проектами в Trello

Функціонал Trello дає змогу зібрати всю інформацію щодо проєкту в єдиному вікні. Зручне представлення завдань та інтуїтивно зрозумілий інтерфейс допомагають спростити робочі процеси. Але щоб використовувати сервіс з максимальною користю, важливо правильно організувати роботу. Ось кілька рекомендацій, які поліпшать управління проектами в Trello:

1. Розробіть інструкції та правила для кожної дошки. Роз’ясніть усім учасникам, як працювати. Розкажіть, коли і куди переміщати готові картки, які кольорові мітки можна використовувати, хто затверджує готове завдання. Усі важливі нюанси краще оформити в окремий посібник.
2. Правильно оцінюйте обсяг завдань. Ставте завдання з урахуванням реальних можливостей команди. Наприклад, якщо співробітник може закінчити за тиждень тільки три картки, не потрібно закріплювати за ним кілька десятків завдань. Краще, якщо учасники бачать свій прогрес. Надмірне завантаження загрожує вигоранням та ігноруванням завдань меншої важливості.
3. Встановлюйте терміни виконання і налаштовуйте нагадування. Для кожної картки вказуйте дедлайн. Щоб налаштувати нагадування, у картці поставте галочку біля дати і виберіть період повідомлення. Такий підхід допоможе не пропустити терміни.
4. Обговорюйте завдання всередині картки. У коментарях можна ставити запитання, отримувати відповіді, запрошувати окремих учасників до обговорення, ділитися корисними відомостями тощо. Листування всередині картки зручне – в разі чого, не доведеться шукати важливу інформацію в пошті або месенджерах.
5. Регулярно відстежуйте актуальність і статуси завдань. Візьміть за правило раз на тиждень/місяць перевіряти стан карток. Дивіться, чи немає завислих завдань у колонці “В роботі”. Переконуйтеся в актуальності карток – неактуальні краще видалити або заархівувати. Перевіряйте, чи відповідає виконання завдань призначеним термінам.

Налаштування Trello під свої завдання

Trello – хороший інструмент для ведення проєктів. Але є способи зробити його ще зручнішим.

• Додавання поліпшень. Підвищити ефективність використання Trello можна за допомогою поліпшень. У відповідному розділі в меню дошки є багато корисних інструментів.

Наприклад, можна:

• додати в картки додаткові поля;
• налаштувати відображення у вигляді таблиці або календаря;
• встановити обмеження для колонок;
• додати на дошку загальний чат команди;
• перетворити дошку на Вікі;
• встановити зворотний відлік;
• додати можливість голосування;
• підключити відеозустрічі тощо.

Ви можете використовувати Trello практично для будь-яких поетапних завдань. Наприклад, під час створення email-розсилок можна планувати в сервісі контент-план і відстежувати виконання, як це роблять самі співробітники Trello.

Пріоритизація завдань

Щоб не заплутатися в картках і не пропустити дедлайни, налаштуйте пріоритизацію завдань. Є різні способи:

1. Розміщення карток за пріоритетом. Розташовуйте завдання зверху вниз з урахуванням зниження їхньої терміновості. За необхідності можна перетягувати важливіші картки на початок списку.
2. Проставлення міток. Можна вибрати мітку певного кольору для маркування найважливіших завдань.
3. Покращення. Серед поліпшень є такі рішення, як “Значок пріоритету карти”, “Зірчасті карти”, “Пріоритет карти по екрану”, “Зірки”. Усі ці додатки дають змогу позначати картки спеціальними значками, що вказують на терміновість.

Завдяки пріоритизації члени команди побачать, над якими завданнями слід працювати насамперед.

Додаткові можливості в Trello

Крім налаштувань і поліпшень сервіс пропонує додаткові корисні фічі.

Гарячі клавіші в Trello

Використовуйте гарячі клавіші, щоб економити час:

“C” – архівує картку;
“D” – призначає картці дедлайн;
“esc” – закриє діалогове або спливаюче вікно і скасує внесені зміни та коментарі;
“enter” – відкриє поточну картку;
клавіші від 0 до 9 – додадуть кольорові мітки;
“M” – відкриє меню додавання/видалення учасників;
“S” – дасть змогу підписатися на картку або скасує підписку;
“?” – відкриє сторінку з гарячими клавішами.

Повний список гарячих клавіш можна знайти в меню профілю. Клікніть на аватар власника дошки в правому верхньому кутку і в списку, що відкрився, виберіть відповідний пункт.

Інтеграція Trello з іншими додатками

Налаштуйте інтеграцію з інструментами, які використовує команда. У списку готових інтеграцій є як продукти Atlassian, так і інші сервіси: Slack, Dropbox, Confluence, Google Диск, Jira, електронна пошта тощо. Загалом понад 100 доступних інтеграцій. При цьому за API розробники можуть підключати сторонні додатки, яких немає в переліку. Шукати доступні інтеграції потрібно в розділі поліпшень.

Для підключення якогось сервісу або застосунку за API клікніть на значок зі знаком питання – він розташований у правому верхньому кутку біля аватара. У віконці, що відкрилося, натисніть “Детальніше” і виберіть розділ “Розробники”. Після цього в новому вікні відкриється сторінка допомоги. Виберіть пункт “REST API TRELLO” і дізнайтеся, як підключити сторонні інструменти.

Автоматизація будь-яких дій у Trello

У Trello можна швидко автоматизувати рутинні дії за допомогою вбудованого інструменту Butler. Наприклад, ви можете:

• Встановити правила автоматичного виконання дій залежно від розкладу або терміну виконання картки.
• Додати у верхній частині дошки або зі зворотного боку карток корисні кнопки для дій в один клік.
• Налаштувати отримання звітів по email. Можна отримувати щотижневе зведення, звіт за картками, що спливають, список прострочених карток, перелік карток із вашою участю.
• Налаштування автоматизації займає кілька секунд. Детальніше про автоматизацію можна дізнатися в керівництві сервісу.

Тарифні плани Trello

У Trello три основні тарифи. При цьому безкоштовною версією можна користуватися завжди – обмежень за термінами немає. Платні тарифи допомагають розширити функціонал і отримати додаткові можливості.

Потестувати Trello Premium можна безкоштовно протягом 14 днів. При цьому не потрібно вказувати дані картки та підключати підписку. Після закінчення демо-доступу ви можете оплатити тариф або повернутися на Trello Free.

Також у сервісі є додатковий тариф Trello Enterprise. Він передбачений для команд від 50 учасників. Вартість за користувача на місяць починається з $17,50 і зменшується залежно від збільшення учасників. Мінімальна сума річної оплати на тарифі Enterprise не повинна бути меншою за $10 000.

Ще один важливий плюс Trello – наявність мобільної версії. Кожен учасник команди отримує доступ до робочого простору в будь-якому місці та в будь-який час, незалежно від тарифу.