Страшно сказати, як довго я прокрастинувала цей пост. Але сівши в поїзд, який йде 4 години, зрозуміла, що час настав.
Які завдання можна давати особистому асисту? всі ті, що вас розвантажать. я дуже часто чую від друзів-підприємців/керівників, що вони в страшному завалі, але при цьому ідею асистента вони не розглядають. даремно! завдання можуть бути особистими, можуть бути бізнесові, а можна обрати гібридну форму (мій випадок). якщо зануритися в деталі, то це:
- рутинна комунікація. запис на спорт, до лікаря, комунікація з тренерами або будь-якими підрядниками, яких ви наймаєте. це може бути також бізнес-комунікація. наприклад, мій асистент веде спілкування зі співпраці зі мною в телеграмі або з моєю агенцією. В описі каналу стоїть не мій прямий контакт. На день мені пишуть близько 10 людей тільки з ТГ-питань = 300 осіб на місяць. Делегувати непріоритетне спілкування допомагає зберегти розум в порядку.
- Менеджмент вашого життя. тут задачі я поділяю на повторювані (раз на місяць зробити х, раз на тиждень зробити у) та ситуативні (я зібралась у подорож і треба допомогти з організацією). здавалось би, що складного у тому, щоб купити собі квиток? але на ділі це тягне за собою ще купу додаткових кроків та займає вагому кількість часу. наразі я живу так: вирішую куди й коли поїхати, висловлюю спільні побажання. потім спостерігаю, як у календарі забивається час, а у ноушені з’являються квитки та уся необхідна інформація.
- Покупки і рутинний фінансовий облік. у мого асиста є картка, яка приєднана до мого спеціального рахунку. таким чином я не роблю жодні рутинні фінансові витрати. щотижня я отримую звіт про по здійсненим витратам за категоріями. також асистент менеджерить мої рекламні / консультаційні доходи та продажі непотрібних мені речей на ОЛХ.
- Документообіг. підготовка договорів, комунікація з операційним/фінансовим директором, решта завдань, пов’язаних з юр-фінансовою підтримкою.
+ у нас є довіреність, яка дозволяє мені не вирішувати дрібні питання в деяких держустановах.
- Рісечі на всілякі теми. скажу чесно – цією опцією я користуюся не так часто, бо люблю сама обирати спеціалістів / те, що хочу купити / те, що хочу відвідати. але якщо вас це не драйвить, можна сміливо заделегувати.
- Операційні бізнес-завдання. організація дзвінків і зустрічей, ведення календаря, написання фоллоу-апів… все, що можна віддати і все, що ви не любите / не хочете робити самі.
Як ми оптимізували ноушн мого особистого асистента
чому взагалі вирішили це зробити:
- хотілося піти від чат-менеджменту
- мати прозорі статуси за різними категоріями всіх завдань, скоротити комунікацію із запитаннями “а як”, “а коли”
- створити зручну систему для менеджерування мого життя
Що ми оптимізували в Notion:
- розібралися, який вид датабаз у ноушені коли краще застосовувати. прибрали галереї, які за фактом нам узагалі не підходили.
- зробили zoom out і розділили всі дані на три великі смислові блоки. особисті завдання, бізнес-завдання і різна інфа (навчання, рісерчі, здоров’я). завели під це все окремі сторінки.
- в особистих завданнях ввели підрозділи на поточні та регулярні. підбиваємо тепер статуси за ними всередині програми.
- організували прозору систему статусів: один – категорійний (не розпочато/в роботі/готово); другий – прописаний коротко словами. детальний тепер підбиваємо щодня, щоб усі були на одній хвилі.
- додали скрізь дедлайни і проставили всередині них нагадування. ввели завданням пріоритетність, щоб було зрозуміло, що варто брати в роботу в першу чергу. одна зірочка – перший пріоритет, дві зірочки – другий.
- у бізнес-запитах увесь довгий список запитів перегрупували на: вхідний (запит, де треба відповісти/дочекатися рішення і відповісти); оброблені запити (де дали позитивну відповідь, і запит у нас у роботі); відмови. ввели фільтри за різними даними: дата запиту, його тип тощо.
- зробили інтеграцію з міро, щоб зберігати там скрипти відповідей. тепер залежно від генерального повідомлення й основного запиту йдемо різними сценарними гілками повідомлень у відповідь.
Підсумок: йдемо від чат-менеджменту і працюємо в основному в ноушені, нескінченно його тюнінгуючи.
