Ефективна бесіда на будь-якому рівні, чи то бесіда з колегою, чи то з керівництвом, – це процес, після якого обидві сторони отримують потрібний для себе результат: ідеї, інформацію, допомогу, схвалення тощо.
Основа будь-якої успішної бесіди – пов’язаний логікою і розповіддю ланцюжок запитань, відповідей, тверджень і спростувань, які використовуються обома сторонами.
Ось складові правильної бесіди і питання, які полегшують будь-які комунікації в команді:
- Необхідність. Нам потрібно говорити про це?
- Уточнення. Що ти/ми маємо на увазі?
- Припущення. Що ми припускаємо?
- Верифікація. Звідки ми знаємо, що це правда?
- Причини. Що викликає це?
- Дія. Що має бути зроблено?
- Час. До якого терміну це очікується?
- Ефекти. Якими будуть ефекти?
Принципи постановки запитань і відповідей:
Будьте ситуаційним запитувачем. На початковому етапі діалогу ви складаєте огляд, оцінюєте ситуацію і з’ясовуєте:
- чого хочете досягти за допомогою цієї бесіди;
- можливості вашого співрозмовника (оцінка, як і ваш намір, можуть змінитися вже під час бесіди).
Конкретність. Щоб уникнути непорозумінь і неясностей під час відповіді, ставте запитання, які конкретні та чітко сформульовані. Правильне запитання вже містить у собі 80% правильної відповіді.
Враховуйте контекст. Щоб отримати максимально точну відповідь, ставте запитання, враховуючи поточний контекст ситуації.
Ясність. Намагайтеся, щоб ваше запитання було легко зрозумілим тим, кому воно адресоване. Спец. терміни варто використовувати тільки з тими, у кому ви впевнені, що він їм буде зрозумілий.
(◕‿◕) Ми у Telegram: Анонси нових статей та бонусні матеріали
Нейтральність. Намагайтеся не підштовхувати співрозмовника до відповідей (за винятком випадків, коли це необхідно).
Структурованість. Намагайтеся структурувати свою відповідь, щоб вона була легко зрозуміла іншим.
Не вгадуйте. Не варто здогадуватися і вигадувати відповіді на запитання, яких ви не знаєте. Якщо ви не знаєте відповіді, краще сказати про це, ніж вводити запитувача в оману (привіт, спотворення закритих груп).
Використовуйте емпатію. Ставте себе на місце співрозмовника, щоб краще розуміти його точку зору.
Не бійтеся ставити запитання. Не бійтеся ставити запитання, якщо ви чогось не розумієте, це допоможе вам отримати більш повне уявлення про ситуацію.
Пропонуйте допомогу. Якщо ви відчуваєте, що співрозмовник не розуміє, недостатньо розуміє деталі або тонкощі під час бесіди, пропонуйте уточнення і допомогу:
Хочеш, я поясню на прикладах, як це працює? Розберімо цей процес поетапно.
Це допоможе не тільки йому, а й вам ще раз прокрутити в голові можливі сценарії та знайти серед них те найправильніше рішення.
