Ще з часів пандемії багато компаній підтримують гібридний формат роботи. Однак думка про неефективність онлайн-дзвінків усе ще значущий фактор для організацій. Буває так, що ті, хто підключається віддалено, не завжди повноцінно беруть участь в обговореннях.
Плануйте зустріч в онлайн-сервісах
Усередині команди ми користуємося власними корпоративними сервісами. Однак багато партнерів і підрядників ведуть свої бізнес-процеси в інших системах.
Уявіть собі ситуацію, коли ви запланували зустріч, а вона “не проросла” в календарі різних систем? Ніхто не прийшов, час втрачено, а процес планування наступної зустрічі перетворюється на квест. Такого собі не може дозволити жодна команда.
Звісно, ідеальний варіант – коли всі користуються однією системою, але на практиці так відбувається не завжди. Тому важливо, щоб у відібраного сервісу планування зустрічей була опція синхронізації з іншим рішенням, а події можна було б експортувати з одного календаря в інший.
У деяких сервісах спільної роботи можна налаштувати розклади співробітників і під час створення зустрічі онлайн дивитися, хто і в який час доступний, а хто не зможе приєднатися. Як правило, інформація про зайнятість команди є в календарях у кожного, і вибрати зручний час стає простіше.
Коли ви формуєте склад гібридної зустрічі, окрім зайнятості варто врахувати два важливі нюанси:
- часові пояси, в яких працюють учасники;
- вимоги конфіденційності.
На зустрічі з представниками інших компаній не варто обговорювати внутрішні процеси, якщо ви не хочете, щоб інформація витекла за межі команди. Багато сервісів дають змогу виставляти налаштування приватності – наприклад, відкривати зустріч тільки для співробітників компанії або учасників електронною поштою.
Підготуйте технічну частину
На зустрічі з колегами, підрядниками або клієнтами важливо бути готовим до всіх організаційних і технічних складнощів, які можуть виникнути.
Ось про що варто подбати заздалегідь:
Подумати, скільки часу триватиме зустріч, про що йтиметься і чи потрібен запис
Від цього залежить вибір сервісу для відеодзвінків:
- Для коротких дзвінків підійде безкоштовна версія Zoom з обмеженням за часом у 40 хвилин;
- Якщо передбачаються довші коли, можна використовувати Google Meet – час спілкування не обмежений, проте в безкоштовному тарифі немає запису дзвінка.
- Якщо потрібно провести довгий дзвінок із можливістю запису, тут підійдуть наш сервіс або Microsoft Teams – додатково в них є чат із реакціями та опитуваннями, результати яких вивантажуються у вигляді таблиць, можливість позначати важливі повідомлення і відстежувати їх в окремому списку. Історія листування при цьому зберігається в чатах, тому після зустрічі учасники зможуть повернутися до повідомлень.
Підготувати майданчик для зустрічі та запросити всіх
Для тих, хто братиме участь онлайн, зробити посилання на відеоконференцію, а в офісі знайти вільний кабінет або переговорну з екраном для трансляції, куди виводитиметься зображення.
Перевірити порядок денний і переконатися, що питання актуальні
Ще варто подумати, з якими матеріалами учасникам потрібно ознайомитися заздалегідь, і надіслати їх у месенджерах або поштою.
- Якщо створюєте зустріч онлайн, посилання або самі документи можна прикріпити до неї в календарі.
- Перевірити обладнання та розібратися, як працює сервіс для відеозустрічей, який ви обрали
- Деякими можна користуватися тільки в браузері – інші, навпаки, працюють через програму на комп’ютері або мобільний застосунок.
Краще заздалегідь попередити учасників, що їм варто зробити перед зустріччю:
- завантажити застосунок, щоб їм не довелося робити це на початку і затримувати команду,
або достатньо підключитися за посиланням. - Щоб з’єднання було стабільним, варто обирати перевірені сервіси для онлайн-зустрічей. Це зручно і для зідзвонів із клієнтом віч-на-віч, і для великих планерок усією командою.
Знайдіть модератора
Модератор формулює порядок денний і регулює хід дискусії. Серед його обов’язків – представлення учасників один одному, а отже, він має заздалегідь уточнити, як правильно вимовляти їхні імена та прізвища (наприклад, куди падають наголоси).
Ще модератор стежить за порядком під час заходу:
- Він може відключити мікрофони у всіх учасників і вмикати їх по черзі – для тих, хто виступає зараз. Тоді нижчий ризик, що люди перебиватимуть одне одного.
- Може зупинити демонстрацію екрана, якщо промовець забув зробити це у себе на комп’ютері.
- Коли кілька людей беруть участь у зустрічі з офісу, а решта – віддалено, важливо, щоб усі могли висловитися. Цілком робоча практика – підключатися онлайн зі своїх робочих місць і ноутбуків.
Якщо ж учасники зустрічі перебувають в одній переговорній, є три варіанти:
- Під’єднати один ноутбук і до нього – мікрофон і веб-камеру, яку модератор розгортатиме в бік мовця.
- Забронювати окреме приміщення для заходу, де є необхідне обладнання: камера, екран для трансляції та зовнішній мікрофон, і вивести всіх присутніх на екран, а решту онлайн-учасників підключити за посиланням зустрічі.
- Підключити кожного учасника зі свого ноутбука. У цьому випадку важливо стежити, щоб мікрофон був увімкнений тільки в одного спікера.
Річ у тім, що два або більше мікрофонів в одному приміщенні створюють неприємний шумовий фон, який заважає всім.
Підтримуйте залученість учасників
Одне із завдань на гібридній зустрічі – зробити так, щоб усі брали участь в обговоренні.
Щоб забезпечити залученість офлайн і онлайн-учасників, потрібно:
- Ставити запитання. Модератор може запитувати думку учасників і по черзі вмикати мікрофони, щоб кожен мав можливість висловитися. Так аудиторія перебуватиме в тонусі та стежитиме за перебігом бесіди.
- Підкріплювати виступ візуалом. Якщо захід побудовано тільки на виступах спікерів, є ризик, що слухачі занудьгують, особливо якщо доповідь усна. Тому краще заздалегідь підготувати презентації або відеоролики, якими можна підкріпити слова і заразом підбадьорити колег і партнерів.
- Використовувати інтерактив. Наприклад, модератор може попросити учасників відправити в чат реакцію – це зручно, коли потрібно отримати зворотний зв’язок за вимкнених мікрофонів. А щоб знизити градус формальності, попросіть відправляти в чат емодзі або стікери – багато сервісів для відеозв’язку їх підтримують.
На гібридних зустрічах можна використовувати один із цих методів, поєднувати кілька або придумувати свої способи залучення, які доречні в компанії.
Підсумовуйте
Наприкінці зустрічі важливо подякувати учасникам і підбити короткий підсумок: які питання обговорили і які рішення ухвалили. Якщо модератор робив конспект зустрічі, він може надіслати його учасникам або дати посилання на скачування – разом із додатковими матеріалами, презентаціями та записом зустрічі.
Додатково можна зібрати зворотний зв’язок – наприклад, підготувати коротке опитування. Це допоможе дізнатися, чи все було гаразд, і в майбутньому зробити зустрічі кращими.
Резюме: як провести зустріч у гібридному форматі
- Встановіть усій команді однакові сервіси для роботи. Якщо це неможливо, налаштуйте синхронізацію календарів.
- Сповістіть усіх учасників про зустріч. Можна просто створити зустріч у своєму календарі та додати до неї учасників. Тоді захід потрапить у їхні календарі, а на пошту надійдуть сповіщення.
- Перевірте, що на зустрічі обговорюватимуться актуальні питання, які стосуються всіх учасників.
- Подбайте про те, щоб зустріч пройшла гладко з технічної точки зору. Виберіть сервіс із відповідною тривалістю дзвінка, забронюйте кабінет або переговорну кімнату, створіть відеозустріч для тих, хто підключається віддалено. Якщо сервіс потрібно завантажити на смартфон або комп’ютер, нагадайте колегам, щоб вони зробили це до початку дзвінка.
- Знайдіть одного або кількох модераторів, які окреслять порядок денний, представлять учасників один одному і стежитимуть за порядком. Наприклад, подбають про те, щоб мікрофон був увімкнений тільки в того, хто зараз виступає, щоб не було плутанини.
- Підтримуйте залученість усієї команди під час зустрічі. Наприклад, модератор може ставити запитання, вмикати презентації для спікерів або запитувати реакції в чаті. Це потрібно, щоб слухачі не нудьгували і мали можливість висловитися.
- Підведіть підсумки зустрічі та поділіться корисними матеріалами. Це може бути конспект, презентації спікерів або запис відео.
- Запросіть зворотний зв’язок в учасників. Обов’язково зафіксуйте все, що обговорили в протоколі зустрічі. Ще можна створити коротке опитування і надіслати посилання на нього в чат. Це допоможе зрозуміти, які проблеми виникали під час наради, і вирішити їх до наступного разу.
