Підпишіться на наш Телеграм. Там ви знайдете анонси нових матеріалів та приємні бонуси
Вивчаючи рекомендації з управління проєктами, ви напевно не раз і не два почуєте слушні зауваження, які змусять вас подумати: “Чудова порада! Це варто запам’ятати!”, тільки щоб за кілька тижнів просто забути, про що взагалі йшлося. У цій статті ми постаралися зосередитися на 10 важливих моментах управління проєктами, про які часто забувають. Щоразу під час старту нового проєкту пробіжіться очима цим списком, щоб точно не випустити з уваги невелику деталь, яка потім створить вам великі проблеми.
- Спілкуйтеся з усіма зацікавленими сторонами. З першого дня роботи над проектом найважливішим завданням стає комунікація, причому не з обраними учасниками, а з усіма, кого він якось стосується. Підтримуйте постійний контакт з колегами, менеджерами, спонсорами, клієнтами та майбутніми ключовими споживачами.
- Створіть групу управління ризиками. Управління проєктами і завданнями завжди пов’язане з різними ризиками – ось чому так важливо мати хорошу команду, яка буде відстежувати їх і зможе нейтралізувати. Завдяки роботі цієї групи ваш проєкт завжди буде в зеленій зоні і не опиниться ні в жовтій, ні тим більше в зловісній червоній. Група управління ризиками стане першою лінією оборони в разі виникнення проблем.
- Проведіть установчу нараду щодо проєкту. Успішність проєкту залежить від того, наскільки схожі уявлення всіх зацікавлених сторін про перебіг робіт і кінцевий результат. Виробити спільне бачення допоможе установча нарада. Запросіть на неї потенційних учасників і всіх, для кого цей проєкт може бути важливим, щоб поговорити про їхні очікування. Що раніше ви почнете цей діалог, то краще. Крім усього іншого, це полегшить постановку більш детальних завдань конкретним членам команди. Тримати людей у курсі від самого початку – це простий, але ефективний засіб, що сприяє вдалому завершенню проєкту.
- Не забудьте докладний опис робіт за проєктом. У процесі управління проєктами часто виникає проблема розподілу завдань і розподілу відповідальності. Детальний регламентуючий документ допоможе уникнути накладок у цих питаннях. Якщо обсяг робіт для кожної групи і кожного співробітника чітко визначений, усі розумітимуть, що від них вимагається. Документ із докладним описом робіт за проєктом, з яким письмово погодяться представники всіх зацікавлених сторін, закладе основи для ефективної системи внутрішнього контролю.
- Складіть детальний план робіт. Детальний план робіт документує всі етапи проєкту і важливий для їхньої вчасної здачі з виконанням усіх завдань у строк. Існує відомий принцип: вимірюваного результату легше досягти. План робіт у цьому разі слугує для того, щоб оформити у вигляді вимірних цілей частини проєкту, що постійно змінюються.
- Ведіть “бортовий журнал” проєкту. Багато менеджерів з управління проєктами стикалися з тим, що якісь їхні доручення виконували із запізненням на кілька днів, а то й на кілька тижнів. Чому це відбувалося? З чиєї вини? Що робити, щоб таке не повторилося? Для відповіді на ці запитання потрібні факти, а не домисли. Документуйте все, що відбувається в процесі роботи над проєктом. Це гарантований спосіб завжди мати дані, необхідні для ухвалення ефективніших рішень, і вчитися на своїх помилках. Записуйте все: етапи проєкту, вузькі місця, зміну обсягів робіт, залежності завдань. Може стати в пригоді навіть інформація про хвороби та відпустки співробітників.
- Вислуховуйте відгуки колег. Ніхто не досконалий, і навіть менеджери з управління проектами можуть помилятися або діяти не найкращими методами. Знати, в який бік ви можете розвиватися, дуже важливо для особистісного зростання, і заради цього потрібно бути готовим приймати критику з боку колег. Завдання грамотного проєкт менеджменту – забезпечити успіх проєкту, і не слід забувати, що він залежить насамперед від людей. Відгуки команди допоможуть вам оптимізувати роботу над проєктом і стати більш ефективним керівником.
- Пояснюйте наслідки розширення проєкту. Коли на вас звалюється чергове додаткове завдання, іноді здається, що легше просто прийняти його, ніж пояснювати, чого коштуватиме його реалізація. Однак вам же потім доведеться розсьорбувати наслідки. Отримавши чергову вимогу до проєкту, необхідно донести до зацікавлених сторін, як саме її виконання вплине на терміни та бюджет. Це ваш прямий обов’язок.
- За необхідності оформлюйте нові угоди. Нові запити часто ведуть до розширення обсягу проєкту. Якщо таке відбувається, найкраще, що ви можете зробити, – це попросити всіх прийняти новий компромісний план дій. Так зацікавлені сторони зможуть оцінити, наскільки змінився обсяг робіт і як це позначиться на проєкті загалом. Крім того, так ви матимете документ, який дасть змогу уникнути непорозумінь у разі можливого зсуву дедлайнів.
- Проведіть підсумкову нараду щодо проєкту. Проєкт успішно завершено, але робота ще не закінчена. Необхідно осмислити результати, щоб зрозуміти, як оптимізувати роботу над наступними проєктами. Підсумкова нарада – це ідеальний привід зібрати всіх учасників проєкту разом і обговорити досягнення. Поговоріть про те, який корисний досвід ви винесли і що слід поліпшити. Якщо ваші процеси недосконалі, не варто використовувати їх у незмінному вигляді. Постійна оптимізація організації роботи допоможе заощадити час і гроші в довгостроковій перспективі.
