Дебіторська заборгованість в бізнесі — це нормальне явище, а от прострочена дебіторська заборгованість — проблема, яку потрібно вирішувати.
Не секрет, що в нинішній час багато підприємств України ведуть бізнес в умовах гострої нестачі оборотних коштів. Тому в результаті взаємовідносин між компаніями часто виникає дебіторська заборгованість. І її своєчасне повернення – запорука успішної роботи і подальшого процвітання кожного учасника ринкових відносин.
Як же грамотно управляти дебіторською заборгованістю? Що потрібно знати про методи впливу на боржників? Як вести переговори? Розповімо далі.
Борги в бізнесі
Перш за все, чому виникають борги в бізнесі та чи існують на українському ринку компанії, які їх все-таки уникають?
В залежності від того, яку продукцію компанії пропонують на ринку України і з ким вони працюють, боржниками можуть бути як фізичні, так і юридичні особи. Основні причини виникнення боргів полягають в тому, що на етапі підписання контрактів компанії часто не оцінюють своїх ризиків, не розглядають реальних можливостей і репутації контрагентів.
Взагалі, будь-яка організація має дебіторську заборгованість. Без неї складно обійтися. Питання тільки в співвідношенні. Якщо компанія має допустиму норму дебіторської заборгованості, то проблем не виникає, тому що вона перекривається надходженнями від нових контрагентів. В результаті підприємство все одно виходить на очікуваний дохід.
А ось негативно впливає на бізнес проблемна дебіторська заборгованість. Її найменше у монополістів на ринку України, оскільки вони в основному працюють по 100%-й передоплаті. Особливо якщо мова йде про нових клієнтів. До речі, великі організації, як правило, мають більш кваліфікований персонал, який ретельно перевіряє всіх потенційних партнерів. Плюс до всього — у них є можливість утримувати свою службу безпеки і юридичний відділ, які ще на етапі аналізу відмовляють у подальшій роботі неблагополучним контрагентам. На жаль, в невеликих компаніях дуже часто відсутні хороші фахівці. Тому про контрагентів часто збирається мінімум інформації, що в майбутньому може призвести до неповернення заборгованості. А ще не завжди оцінюються репутація компанії, її позиція на ринку, виконання зобов’язань за підписаними контрактами.
До того ж прострочена дебіторська заборгованість нерідко виникає через факти шахрайства. Існують групи компаній, групи людей, які навмисно йдуть на створення цієї заборгованості в іншій компанії, щоб заволодіти її майном.
Буває й таке, що засновники компанії, маючи заборгованість, призводять до банкрутства одна юридична особа, а потім відкривають нову і продовжують працювати далі. Для підприємства, яке працювало з такою компанією, існує великий ризик неповернення заборгованості при її наявності.
На сьогоднішній день подібних прикладів безліч. Трапляється, що компанії юридично діють, вони не ліквідовані, але власники їх кидають, попередньо зібравши гроші і виїхавши за межі України. До речі, таких неплатників можна знайти і повернути свої гроші. Але в даному випадку необхідно враховувати тем, чи варті витрати на пошуки і проведення певних робіт тих грошей, які потрібно повернути. Якщо вони перевищують суму простроченої дебіторської заборгованості, то сенсу в таких діях немає.
Заходи запобігання боргів
Як вже говорилося, в компанії має активно працювати служба безпеки, яка може перевірити репутацію потенційного клієнта. Також повинні бути грамотні юристи в частині складання контрактів. Адже часом в документах допускаються помилки (наприклад, прописуються неправильні умови, не вказуються важелі для управління заборгованістю). Припустимо, не вказується розмір штрафів, неустойок, пені. Взагалі, важливо, щоб всі важелі були чітко прописані. Тоді ними можна користуватися на етапі повернення дебіторської заборгованості.
Перед тим, як настає термін оплати, варто за певний період часу (тиждень-два) зателефонувати клієнту і нагадати про платіж. Адже, судячи з практики, люди іноді забувають, що потрібно внести оплату за отриманий товар або по наданим послугам. Бажано, щоб ці дзвінки робили менеджери компанії, які підписали договір з клієнтом.
Також варто чітко розуміти — дебіторська заборгованість повернеться в зазначені терміни, пізніше або не повернеться взагалі. Якщо виникає ризик неповернення, потрібно миттєво залучати службу безпеки та юристів. При ранньому реагуванні на ситуацію повернути борг набагато легше, ніж при затягуванні цього процесу. Адже найчастіше директора або власники компаній користуються наступним: переводять активи на іншу юридичну особу, на яку впливати вже неможливо, і на рахунках компанії нічого не залишається. Навіть якщо йти на додаткові витрати, щоб в підсумку отримати рішення суду, шансу повернути гроші може і не бути. Державна виконавча служба України лише дасть відповідь, що вона перевірила компанію і підтверджує, що у тієї немає майна і грошей на рахунках.
Борги бувають різні
Взагалі, борги бувають як навмисними, так і ненавмисними. До перших відноситься шахрайство.
Наприклад, буває, що шахрайські організації входять у змову з менеджером компанії-постачальника, який отримує за це певну винагороду. Здійснюється відвантаження товару, а розрахунок відсутній.
Як цього уникнути? Як зазначалося раніше, якісну перевірку має провести служба безпеки, не варто забувати про первинне реагування з боку менеджера. Хоча на нього не варто перекладати великий обсяг роботи, інакше він перестане продавати товари або послуги. Внаслідок цього компанія втратить прибуток. Краще в організаціях, у яких є можливість, оплачувати хороших кваліфікованих фахівців, створювати відділи, які б займалися безпосередньо контролем виконання зобов’язань у визначені строки, згідно зазначених сум за умовами контракту.
Як розпізнати потенційного неплатника
Якщо раніше це було проблемою, то на сьогоднішній день все по-іншому. Чому? Для додаткової перевірки є ряд інтернет-ресурсів, тих же соціальних мереж. Що можна зробити з їх допомогою? По назві компанії можна вивчити її діяльність, репутацію, ділові зв’язки. Також можна зв’язатися з партнерами по бізнесу цієї компанії і дізнатися, як вона виконує зобов’язання, які існують проблеми на сьогоднішній день, були проблеми в минулому.
Вже на етапі перевірки стає зрозуміло, чи варто цю компанію розглядати як потенційного клієнта або партнера чи ні. У великих корпораціях взагалі працюють аналітики, які можуть перевірити ринок, позицію конкретного підприємства на ринку, репутацію, можливості, активності і т.д.
А що робити з новою компанією?
Якщо компанія нова, вам необхідно безпосередньо оцінювати директорів і засновників. Варто вивчити їх репутацію, яким видом діяльності вони займалися раніше. Слід пам’ятати, нова компанія найчастіше створюється як друга компанія засновників.
Наприклад, засновник в одній особі може мати ряд компаній. Скажімо, він захотів поміняти напрям виду діяльності, вийти на новий ринок, тоді під цей ринок він і створює нову юридичну особу. У цьому випадку не можна сказати, що у компанії немає репутації. Вона є. Адже можна вивчити репутацію керівництва по попередніх компаніях, по його роботі. Взагалі дуже часто компанії створюються керівним складом вихідців з інших компаній.
Але якщо підприємство вже зовсім нове, тоді краще з ним працювати на умовах 100% передоплати. А далі вже стежити за репутацією. Ще з такою організацією можна підписувати договірні угоди, які знижують ризики (наприклад, повернення боргу забезпечити відповідною заставою).
Самостійна перевірка партнерів та клієнтів
Дещо з приводу ваших контрагентів ви можете перевірити й самостійно. Є безкоштовні, умовно безкоштовні/платні сервіси. Далі розповімо чим ми, Роби бізнес, час від часу користуємося:
- Сервіс моніторингу реєстраційних даних Opendatabot. Завдяки цьому сервісу ви зможете побачити чи було відкрито проти конкретного підприємства та його засновників кримінальні або господарські справи, чи були якісь зміни у керівному складі, засновниках, місцезнаходженні підприємства, яка сума податкового боргу до державного та місцевого бюджету тощо. Для того, щоб отримати інформацію по підприємству вам необхідно у адресній стрічці браузера прописати наступне “https://opendatabot.ua/c/11111111”, де замість “11111111” слід вказати код ЄДРПОУ підприємства, що вас цікавить.
- Здійснити безкоштовний запит на сайті Міністерства Юстиції України. Завдяки цьому сервісу ви зможете побачити дату реєстрації підприємства (дату взяття на облік у Статистиці та Податковій), чи перебуває підприємство у стані ліквідації та останню версію його реєстраційних даних.
- Умовно безкоштовні сервіси на кшталт youcontrol та ligazakon. Чому умовно безкоштовні? Тому що можна деякий час використовувати їх безкоштовно. Доступ надають новим користувачам для тестування можливостей. Перераховані у цьому пункті сервіси іноді надають більш повну інформацію по вищевказаним даним, окрім того, там є можливість переглянути наявність ліцензій та дозвільних документів у вашого контрагента.
Виникнення простроченої дебіторської заборгованості
Далі поговоримо про те, які зовнішні чинники можуть вплинути на виникнення простроченої дебіторської заборгованості. На сьогоднішній день широко відома проблема заморожування платежів банками. Припустимо, компанія працює з контрагентом, який обслуговується в одній з фінансових установ. У якийсь момент банк зупиняє його платежі через власні фінансові труднощі. Клієнт готовий платити, але не може цього зробити, тому що у нього «зависли» гроші. Подібні негаразди не так давно були з багатьма банками, які в результаті потрапили під процедуру ліквідації. Отже, один із зовнішніх факторів — рівень стабільності банківської системи.
Бувають також проблеми, пов’язані зі змінами в законодавстві. Наприклад, в 2016 році змінилися правила обліку операцій з алкогольною продукцією, додалася низка податків і платежів. Відповідно, в деяких торгових мережах виникли проблеми зі своїми постачальниками через продукцію, що була поставлена ще в 2015 році.
Протягом останніх років багато хто зіткнувся з розрахунками компаній, які знаходяться на тимчасово окупованій території. Коли виникли події, розвиток яких передбачити було складно, підприємства, які отримали продукцію з подальшою оплатою, в Луганській, Донецькій областях, Криму, звісно, не змогли розрахуватися. Але це відноситься до форс-мажорних обставин.
Для сільгоспвиробників на сьогоднішній день існує величезний ризик в тому, що вони не зможуть вчасно розрахуватися в новому маркетинговому році за отримані хімікати через прогноз поганої врожайності. Зараз постачальники цих хімікатів працюють зі своїми дебіторами через банки, використовуючи схему вексельних розрахунків.
Важливий фактор
Ще один важливий фактор — втрата ліцензії. Причини можуть бути різні: зміни в законодавстві, несвоєчасне продовження та ін.
Якщо ми говоримо про фермерські господарства, то зараз витрати на їх обслуговування дуже великі. Це призводить до того, що дані підприємства на своїх землях не заробляють необхідні обсяги для того, щоб вчасно розрахуватися. З фермерськими господарствами потрібно працювати на умовах певної відстрочки платежів. Постачальники хімікатів не завжди хочуть йти на такі поступки. Тим більше що найчастіше хімікати закуповуються у валюті, тобто прив’язка йде до валюти. І всі ризики покладаються на фермерські господарства, що, в свою чергу, теж призводить до того, що вони не можуть своєчасно розраховуватися за товари і послуги або взагалі не розраховуються.
Ситуація на сьогоднішній день тягне за собою те, що фермеру легше закрити своє фермерське господарство і відкрити нове з метою подальшого ведення своєї діяльності. Ось і виходить, що якщо вони підписували контракти в 2011-2012 рр., то починаючи з 2014 року, коли курс почав різко зростати, просто нізвідки стали з’являтися мільйонні борги. Така ситуація призвела до того, що багато фермерських господарств припинили свою діяльність.
Етапи роботи з простроченою дебіторською заборгованістю
Роботу з простроченою дебіторською заборгованістю можна розбити на три етапи:
- перший — раннє реагування;
- другий – врегулювання спорів у досудовому порядку (припустимо, методом переговорів);
- третій — суди, примусове стягнення.
Поговоримо ще раз про раннє реагування. Припустимо, компанія підписала контракт з одним зі своїх контрагентів. Згідно з його умовами, з моменту відвантаження продукції до оплати у клієнта є термін в 60 днів. Співробітник відділу по роботі з дебіторською заборгованістю повинен протягом 1-2-х тижнів зателефонувати контрагенту і нагадати йому про це. Адже цілком можливо, що з боку боржника немає фахівця, який контролює цю ситуацію. Іноді на цьому етапі встановлюється факт, що з клієнтом немає зв’язку, всі контакти або недійсні, або телефони відключені. Тоді варто відразу залучати до роботи службу безпеки і юристів.
Причину неповернення варто розуміти спочатку. Не завжди клієнт це робить навмисно. Якщо говорити про транспортні компанії, на неповернення боргу можуть вплинути погодні умови, затримка вантажу не з його вини, тощо. Уявіть, що там взагалі може бути швидкопсувний продукт, який не можна реалізувати. Якщо компанія не є шахрайською, то проблему можна вирішити методом переговорів у досудовому порядку.
Загалом, необхідно зрозуміти причину несплати і, виходячи з цього, вибудовувати певну структуру роботи (це може бути реструктуризація, чергова відстрочка платежу). Також трапляється, коли клієнт по ходу переговорів і не відмовляється оплачувати заборгованість, але з його боку все ж немає ніяких дій. Це, швидше за все, передумова до того, що все доведеться вирішувати в судовому порядку.
Далі потрібно по компаніям визначити обсяг втрат. Вони можуть бути прямими і непрямими. Іноді краще продати заборгованість третій стороні, ніж намагатися її повернути. Прямі втрати — це коли компанія витрачає на повернення власні сили, а непрямі — залучається третя сторона в тому випадку, коли витрачені ресурси перевищують суму боргу, який потрібно повернути. Інколи дебіторську заборгованість легше продати за певний відсоток, ніж витрачати свої ресурси. Тобто переоформляється борг на третю особу. На сьогоднішній день майже у всіх контрактах прописується це право передачі заборгованості.
Остання інстанція — суд. Правда, крім цього, ще є правоохоронні органи, прокуратура, податкова, через які також можна вирішити ряд питань. До кожного боржника повинен бути індивідуальний підхід. Єдиної схеми роботи немає.
Методи впливу на боржників
Треба пам’ятати, що при роботі з боржниками завжди слід керуватися чинним законодавством України, зокрема, Конституцією України. Жодним чином не можна принижувати гідність людей. Адже неправильні стягнення можуть довести і до самогубства конкретної людини. А це вже переслідується відповідними статтями Кримінального кодексу України. Як вже говорилося, найдієвіший метод – переговори. Якщо вони ведуться, необхідно чітко розуміти, з ким ти маєш справу, яка ситуація у конкретної особи, компанії в цілому. Все це треба для того, щоб провести роботу без шкоди. Адже неправильні дії можуть негативно вплинути і на репутацію самого кредитора.
А ще не варто забувати, що сьогоднішній боржник може завтра стати перспективним клієнтом. Тому псувати відносини не потрібно, домовлятися необхідно правильно. При необхідності важелі має Кримінальний кодекс України.
Наприклад, є засновник якоїсь компанії. Він приймає рішення, що йому вигідніше не розраховуватися за поставлений товар, збанкрутувати підприємство і відкрити нове без будь-яких боргів. У таких випадках Кримінальним кодексом України передбачено навмисне доведення компанії до банкрутства.
Іноді компанію-боржника можна звести з одним з банків, який надасть їй кредит, і таким способом дебіторська заборгованість буде скасована. Це ще один метод роботи.
Як ще можна повернути борг?
Візьмемо для прикладу великі заводи. На сьогоднішній день ціни ростуть. І в даному випадку, якщо вже зрозуміло, що існує неповернення, то проводяться переговори, де можна пояснити, в які терміни і якими сумами боржник може повернути заборгованість. Припустимо, боржник каже, що йому для того, щоб не спинилося виробництво, потрібно закупити продукцію, обладнання, матеріали. Якщо його слова обґрунтовані, то все вирішується на етапі переговорів. Можна, скажімо, домовитися зробити дисконтну поставку на нову продукцію. При цьому закривається старий борг і вже оплачується новий. Але в даному випадку вже потрібно працювати на умовах передоплати. Хоча б 50%. По правді, не кожна компанія дозволить собі працювати по 100% передоплаті. В основному це монополісти. Дрібні компанії в більшості своїй так працювати не можуть, оскільки ринок перенасичений.
Якщо чітко простежуються шахрайські дії, то варто негайно звертатися в правоохоронні органи. До речі, шахрайство може бути як зовнішнім, так і внутрішнім. Трапляється, що на етапі підписання контракту менеджер не надав повної інформації за умовами контракту, не пояснив всіх умов. Дуже багато фахівців, тому що працюють за комісійні, можуть щось недоговорювати про клієнтів. Це теж призводить до наявності дебіторської заборгованості. У такій ситуації менеджера потрібно мотивувати додатковими бонусами. Якщо він буде розуміти, що в разі неповернення за конкретним контрактом він недоотримає свій дохід, то відбір клієнтів буде здійснюватися більш якісно.
Хто має займатися поверненням боргів
Якщо справа дійде до суду, то цим повинні займатися компетентні юристи або ж третя сторона, якщо немає своїх фахівців — юридичні компанії, що надають подібні послуги. Те саме можна сказати і про досудове повернення боргу. Хоча цю роботу на даному етапі можуть робити і менеджери, якщо прострочення не перевищує 90 днів. Але тоді вони будуть відволікатися від основної роботи, що може негативно позначитися на прибутковості компанії. Правда, як вже говорилося, менеджерів можна зацікавити виплатою додаткових бонусів при наявності якісного портфеля. Якщо прострочення понад 90 днів, то тут однозначно повинні підключатися юристи.
Як можна контролювати стан дебіторської заборгованості
Потрібні якісні управлінський і бухгалтерський обліки, тобто якість дебіторської заборгованості буде залежати від того, наскільки якісно вона враховується в системах компанії. Якщо на сьогоднішній день малі підприємства після відвантаження товару просто записують в блокнот дану інформацію, то, швидше за все, буде випадковістю, а не усталеним фактом, якщо їм виплатять заборгованість у повному обсязі.
Обов’язково повинна бути база своїх клієнтів. Рекомендується для цього використовувати CRM-системи. Також повинен бути повний набір контактів клієнта, а не один лише мобільний телефон водія, який безпосередньо приїжджав за товаром. Радимо таку базу розширювати при кожній зустрічі з клієнтом. Необхідно мати максимум інформації про директорів, власників, засновників. Це все відноситься до внутрішнього управлінського обліку.
Що стосується бухгалтерського обліку, повинні діяти стандартні процедури. Слід контролювати, щоб в наявності були всі документи, зокрема, всі акти виконаних робіт, накладні. Адже коли доходить справа до суду, збираються документи підприємства-кредитора. І часто буває, що з їх допомогою не можна довести, що здійснювалося відвантаження товару.
Чому? Найчастіше тому, що транспортну компанію ніхто офіційно не наймав. Просто перевезли товар найманим автомобілем за певну плату, не отримавши при цьому жодних підтверджуючих документів про те, що дані послуги були надані. І довести надалі наявність такого боргу майже неможливо. Всі нюанси варто передбачати в контрактах. Тоді з’явиться шанс щось довести в майбутньому.
Точка неповернення
При якому показнику дебіторської заборгованості потрібно починати панікувати? Чи існують допустимі норми, які катастрофічно не впливають на бізнес? Їх можна розрахувати?
Перш за все слід відзначити, що панікувати при наявності дебіторської заборгованості не варто ні в якому разі. Адже найчастіше вона з’являється в силу об’єктивних обставин. Коли виникає дебіторська заборгованість , з нею потрібно працювати.
Критична дебіторська заборгованість — це така, при якій втрачається рентабельність бізнесу. Наприклад, компанія «А» користується банківськими кредитами і відвантажує компанії «В» товар з наступною оплатою. У цьому разі не повинно виникнути ситуації, коли підприємство «А» буде витрачати на обслуговування свого кредиту більше, ніж потенційно заробляти на продукції, яку постачає з наступною оплатою. Кожна компанія встановлює цей поріг для себе самостійно.
Що можна сказати про прострочену дебіторську заборгованість? Якщо підприємство торгує високорентабельними видами продукції, наприклад, одягом не найдорожчих брендів, де торгова націнка доходить до 500%, то, зрозуміло, що для такого підприємства 10% простроченої дебіторської заборгованості — це небагато. До речі, в основному 10% — допустима норма. Якщо ж ви продаєте паливо з націнкою 3-4%, тоді навіть один бензовоз, відправлений, але не оплачений, буде, як кажуть, проблемою. Потрібно враховувати масштаби бізнесу, а також торгову націнку.
Система по роботі з дебіторською заборгованістю
Як компанії ефективно вибудувати систему по роботі з дебіторкою? Що можна порекомендувати тим, хто над цим вже задумався?
Вибудувати систему по роботі з дебіторською заборгованістю — не проблема. Даний процес реально налагодити. Як зазначалося раніше, варто почати контролювати оплату ще до терміну її настання. При виникненні підозр на неоплату – запустити процес раннього реагування. Далі — починати переговори.
До речі, найважливіший момент спілкування з боржником — перша хвилина. Якщо в цей час не донести до нього те, що треба, потім вже безглуздо вести переговори, і побудувати заново роботу буде дуже важко. А ще в ході розмови варто чітко розуміти реальне відношення боржника до компанії-кредитора, до вирішення проблеми, як він налаштований на спілкування, в якому настрої перебуває. Всі ці моменти можна чітко відстежити по тембру його голосу.
Сьогодні з боржником можна обговорити одну тему, завтра — іншу, а післязавтра — конструктивно побудувати роботу і подальший розрахунок за його зобов’язаннями. Важливо, щоб при переговорах обидві сторони перебували на одному рівні. Не повинно бути тиску з боку кредитора. Але і боржника не слід панувати, інакше він почне ставити свої умови. І в підсумку це призведе до неповернення заборгованості, а часом справа доходить і до суду. Однак потрібно розуміти, що суд лише виносить рішення, яке часто так і не приходить у виконання. До того ж судові розгляди тягнуть додаткові витрати.
Таким чином, краще всі проблеми вирішувати на етапі переговорів, користуючись при цьому послугами сертифікованих фахівців.
