2 одвічні проблеми будь-яких проєктів: де взяти клієнтів і як встигнути обробити всіх клієнтів.
Постійно доводиться шукати баланс між вирішенням цих 2х проблем. Немає клієнтів – погано. З’явилися клієнти – теж проблема, тому що не вистачає потужностей на їх обробку. Наймаються нові співробітники, але їх потрібно відібрати, найняти, навчити, ввести в дію. А клієнти довго чекати не будуть. Не можеш надати продукт просто зараз – підуть до іншого.
Ось підприємці і крутяться між двох вогнів – розширив виробництво – треба терміново нарощувати збут. Переборщив зі збутом – треба бігти розширювати виробництво.
І в дрібних підприємців і фрілансерів ті самі проблеми. То немає замовлень, то набрали стільки замовлень, що нема коли їх обробити. А потім як нарешті відпрацювали знову починається яма без замовлень.
Вихід є?
Я особисто для себе розв’язав цю проблему наступним чином: з одного боку – тримати постійно напоготові процес залучення клієнтів. Тобто взагалі не зупиняти його, як я це робив раніше. Навіть коли вже перевантажений. Краще постійно з кимось спілкуватися, бути в русі, ніж потім розкочегарюватися кілька місяців. Не знаю як в інших, але в мене, якщо я перестаю чимось займатися, то навичка втрачається буквально за кілька тижнів.
Коли я регулярно спілкуюся з потенційними клієнтами, то у мене виробляється навичка, як з ними правильно розмовляти. Я вже знаю, що їм відповісти. Мозок ніби натренується на продажі, і процес відбувається легко.
Але варто мені закинути спілкування з потенційними клієнтами і дуже швидко я починаю просто бекати і мекати і нічого виразного пояснити не можу.
Тому з одного боку – постійно вести якісь переговори. З іншого – постійно розширювати делегування того, що зараз робиш сам.
Для мене процес делегування – не найпростіший процес. Я його будую на основі текстових інструкцій. Інструкції я записую у Трелло. Написати інструкцію навіть простого процесу – забирає пристойно часу. Я намагаюся писати інструкцію так, щоб навіть новачок мене зрозумів. І описую процес намагаючись максимально враховувати всі можливі нюанси. Добре описана інструкція передбачає безліч різних ситуацій. В ідеалі людина, отримавши цю інструкцію, більше не повинна Вас турбувати питаннями. Усі ситуації мають бути описані в ній.
Ясна річ, що з першого разу таку інструкцію написати не можливо. Спершу пишемо, намагаючись врахувати все на світі, потім дивимося як виконавець впорався, дописуємо, знову даємо в роботу. І так до моменту, поки процес не почне ідеально відбуватися і без нашої участі.
У підсумку якийсь процес у вашій діяльності можна вважати делегованим. Насамперед потрібно делегувати найчастіше використовувані процеси. Які забирають найбільше часу.
Багато хто топить за відео-інструкції, де процеси описуються так: роби раз, роби два, клацай сюди, потім сюди і т.д.
Але особисто я бачу в таких інструкціях багато недоліків. Як мінімум, такий: людина пише відео на годину. Але забуває в ньому врахувати кілька моментів. Доводиться або перезаписувати відео заново, або дописувати нове відео. У підсумку хронометраж збільшується, інструкція стає занадто складною для розуміння.
Під час перезапису знову можна забути про якісь моменти. У підсумку намучитеся з монтажем. А в текстовій інструкції немає цих недоліків. Захотів щось додати – пиши просто посеред інструкції. Потрібно вставити скріншот або картинку – без проблем встав. Можна навіть доповнювати текстові інструкції коротенькими відео.
