Адаптація персоналу (дослівно – «пристосування») – процес, спрямований на оптимальне входження нового працівника в трудовий колектив з метою підвищення ефективності його роботи, як на етапі входження, так і в подальшому.
Фактично, це процес максимально швидкого, повного і системного ознайомлення нового працівника з правилами роботи на підприємстві, повідомлення йому відомостей, необхідних для якісного виконання функціональних обов’язків та взаємодії з колегами.
Адаптація персоналу необхідна, щоб новий співробітник виконував якомога менше унікальних операцій, не властивих його посаді, а відразу включився в конвеєрний процес, запущений на підприємстві.
Результатом адаптаційного процесу має стати не тільки отримання новим співробітником знань, необхідних для роботи, але і створення в нього сприятливого морально-психологічного стану при входженні в колектив. Співробітник повинен почати усвідомлювати себе не чужорідним тілом в колективі, а його повноцінним і корисним членом.
Вибір кращого кандидата на посаду не є успіхом і гарантованою перемогою HR-відділу. На шляху до реалізації свого завдання, успішної укомплектованості штату, знаходиться важливий етап – адаптація персоналу. Яка роль цієї стадії бізнес-процесу організації, в чому її суть і як домогтися успіху в цій справі, розповімо далі.
Зміст статті:
- Важливі аспекти адаптації;
- Цілі;
- Види;
- Методи;
- Етапи;
- Складнощі процесу адаптації;
- Навчання персоналу;
- Корпоративна етика;
- Практична користь.
Важливі аспекти адаптації
Адаптація персоналу – це обопільний процес сприйняття, оцінки і пристосування як нового співробітника до підприємства-роботодавця, так і підприємства до працівника. Цей етап проходить в різних компаніях по-різному, багато що залежить і від індивідуальності співробітника. Термін його варіюється від 2-х тижнів до півтора місяців. У цей період робота ведеться під контролем HR-відділу. Одна з його функцій – профорієнтація кандидата на самому початку його діяльності і правильне визначення його здібностей і можливостей.
Навіщо вона потрібна?
Процес пошуку, найму і заміни співробітника передбачає досить великі витрати часу і фінансових коштів організації. Часто власник витрачає багато грошей на підбір необхідного компанії вузькопрофільного фахівця, який потрібен підприємству для досягнення конкретної стратегічної мети. Але абсолютно у кожного нового працівника є період адаптації на новому робочому місці.
Можна виділити п’ять розділів інформації, що передається при адаптації співробітника:
- Особистісно-корпоративна;
- Технологічний;
- Маркетингова;
- Властивості і якості власної продукції;
- Властивості і якості продукції конкурентів.
Для адаптації нового співробітника йому повинна бути передана інформація про наступні аспекти:
- Загальні умови праці, оплаті праці та соціальна політика підприємства;
- Графік роботи;
- Адміністративно-штатна структура підприємства;
- Функціональні обов’язки співробітника;
- Колеги і керівники;
- Технологія процесів і робочих схем підприємства;
- Корпоративна етика;
- Маркетинг та реклама підприємства, методи продажу товару та стимулювання споживачів;
- Властивості та якості товару;
- Властивості і якості товарів конкурентів;
- Як себе поводити у кризових ситуаціях.
Адаптаційні заняття може проводити як менеджер з персоналу, так і безпосередній начальник або наставник з досвідчених працівників в частині проходження практики. Наставник із співробітників може призначатися тільки в тому випадку, якщо його особистісні інтереси не обмежуються в результаті підготовки нового колеги.
Повідомлення відомостей може проходити як в усній формі, так і шляхом передачі для вивчення нормативних документів (посадових інструкцій, технологічних карт тощо). Якщо є можливість, то бажано підготувати спеціальний посібник для нових співробітників.
Цілі адаптації
Цілями адаптації є:
- Скорочення витрат. Поки новий працівник складно і довго розбирається з тим, як працює підприємство, він працює малоефективно і не дає результат, який необхідний для зростання прибутку компанії. Трудова діяльність будь-якого працівника повинна бути результативна.
- Зниження рівня невизначеності новачка на робочому місці.
- Скорочення плинності кадрів. Якщо новий працівник відчуває себе некомфортно і невпевнено, він, швидше за все, звільниться протягом короткого часу.
- Зростання лояльності компанії-роботодавця в HR-сфері, серед потенційних співробітників і всередині компанії.
- Економія цінного часу безпосереднього керівника нового співробітника та інших працівників відділу. Необхідність витрачати час на невпевненого працівника, що сумнівається, до того ж такого, який не пристосувався до нового місця, не дозволяє працювати в правильному режимі. Тим самим збивається графік і знижується ефективність роботи всього відділу.
Види адаптації
Основні види розмежовують на два типи:
- Первинна адаптація персоналу – це період впровадження нового працівника, у якого немає трудового досвіду і досвіду комунікації в робочому колективі. Найчастіше це молоді співробітники, випускники навчальних закладів різних рівнів, молоді мами, які тільки вийшли з декрету. Цим кандидатам складніше адаптуватися в колективі і швидко почати працювати ефективно.
- Вторинна адаптація персоналу – це процес впровадження нового співробітника, у якого вже є досвід роботи. Він знає, як відбуваються комунікації в організації, що таке трудовий колектив, які етапи необхідно пройти на початку діяльності на новому робочому місці. Цей процес вони переносять легше новачків. Кандидати, які змінюють посаду в компанії, іноді переїжджають в інше місто. Це теж специфічний різновид адаптації.
Крім цього існує також:
Виробнича адаптація – це трудовий процес впровадження співробітника в нову для нього професійну діяльність, прискорений курс розуміння завдань і специфіки діяльності. Цієї мети служать курси, тренінги, позитивний настрій на роботу.
Соціальна адаптація – це процес пристосування нової людини до колективу, нового для нього соціального середовища і прискорення перетворення його в сферу його трудової діяльності.
Психофізіологічна адаптація полягає в тому, щоб новий працівник зміг впоратися як з фізичними, так і психологічними навантаженнями, які неминучі на початку роботи на новому місці.
Соціально-психологічна адаптація практично дорівнює умовам праці, коли працівник вступає в процес професійної комунікації з колективом і йому важлива і цікава його професійна діяльність.
Організаційна адаптація полягає в тому, що новачок знайомиться з нюансами організаційних моментів компанії: місцем роботи, особливостями бізнес-процесу, взаємодії з іншими співробітниками і підрозділами, своєю роллю в організації.
Економічна адаптація передбачає виявлення перспектив зростання окладу.
Методи
Важливу роль в роботі нового співробітника відіграють правильно підібрані методи адаптації персоналу. Вони бувають двох видів: невиробничі та економічні.
Суть економічних методів полягає в матеріальній мотивації співробітника. Адже основним критерієм вибору роботи є заробітна плата. Невиробничі методи полягають у тому, що роботодавець вибирає власну схему проведення заходів з адаптації нових співробітників.
Наведемо приклад невиробничих методів: тімбілдінг, корпоративний PR, наставництво нових працівників, корпоративні групи і сайти, проведення бесід та інструктажів всередині колективу. Будь-який спосіб з перерахованих вище досить ефективний в період адаптації співробітника, а також для згуртування колективу.
Сучасні технології дозволяють поліпшити бізнес-процеси на підприємстві і працювати над командним духом всіх працівників, збільшуючи ефективність і результативність їх роботи і процвітання компанії.
Адаптація персоналу є важливим бізнес-процесом в будь-якій організації, тому його не слід випускати з уваги. Важливо ретельно опрацювати схему цього проекту і зафіксувати його як корпоративне та нормативне положення про адаптацію персоналу конкретної компанії.
Це положення має контролюватися відповідальними співробітниками. Тільки якщо воно буде дійсно працювати, нові працівники зможуть швидко увійти в робочий процес, уникнути страхів і невпевненості в собі, за короткий термін стати результативною ланкою команди. Для складання такого документа можна використовувати зразок положення про адаптацію персоналу, прописавши в ньому пункти, методи та інструменти, які будуть використовуватися в процесі роботи.
Етапи адаптації
- Плавне входження в середу.
- Знайомство з нормами і цінностями відділу/колективу.
- Мотивація закріпитися в колективі і ефективно працювати, задовольняючи особисті професійні потреби.
Складнощі процесу адаптації
Основним ворогом нового співробітника в компанії (особливо без трудового досвіду) є сумніви і страхи, які іноді не дозволяють показати себе з кращого боку і стають причиною швидкого звільнення з роботи.Серед головних «фобій» нових працівників під час адаптації виділити:
- Втратити отримане місце в компанії.
- Не впоратися з обов’язками, порушити терміни виконання проектів.
- Не знайти спільної мови з колегами, проблеми комунікації.
- Виявити професійні недоліки або пробіл в знаннях, необхідних для роботи.
- Виявитися некомпетентним в очах керівництва і колег.
- Не спрацюватися з новим керівником.
Необхідність правильної адаптації незаперечна і з тієї причини, що більшість звільнень припадає на працівників, які відпрацювали в компанії менше місяця. Крім того, досить часто на підприємстві, нещасні випадки на виробництві відбуваються саме в перший час роботи нового фахівця.
Завдання та основи роботи відділу персоналу з управління процесом адаптації:
- Програма тренінгів і навчальних заходів для нового співробітника. Цей інструмент допоможе зрозуміти суть його роботи, отримати необхідну інформацію щодо діяльності підприємства.
- Теоретичні знання і практичні навички активізують впевненість у собі і підвищують результативність роботи.
- Контроль індивідуальної комунікації керівника зі співробітником. Підходять способи як формального, так і неформального спілкування (наприклад, після роботи або спільне дозвілля співробітників на вихідних або в свята).
- Організація короткострокових курсів і тренінгів для топ-менеджерів, що вступають в дану посаду. Навчання азам керівництва є ключем до ефективної і довгої роботи керівника.
Розробка системи методів поетапного ускладнення завдань для нового співробітника. - Застосування методу громадських доручень для більш тісного контакту з колективом.
- Організація тімбілдінгу або спеціальних рольових ігор для згуртування колективу і нового працівника.
Навчання персоналу
Якщо новий співробітник не має спеціальних знань, необхідних для якісного виконання роботи, то адаптація персоналу може бути поєднана з виробничим навчанням. У цьому випадку зі співробітником проводяться не тільки усні теоретичні заняття, а й практичні, безпосередньо на робочому місці або ділянці.
Порядок навчання продавців, менеджерів з обслуговування клієнтів нічим не відрізняється від порядку навчання співробітників інших спеціальностей.
Основні етапи цього процесу:
- Провести ознайомчі заняття з теорії.
- Надати методичні матеріали для самостійного вивчення.
- Прийняти міні-залік (іспит).
- Провести практичне стажування.
- Проводити постійні заняття для закріплення і нагадування матеріалу.
Для навчання можуть використовуватися підручники з корпоративної бібліотеки, запрошуватися зовнішні тренери, але всі передані новому працівникові знання повинні адаптуватися стосовно до конкретної ситуації на підприємстві під контролем керівника відділу.
Під час навчання повинні бути не тільки показані всі застосовувані в роботі матеріали, але і детально відпрацьовано на практиці їх застосування.
Оскільки дуже часті ситуації, коли співробітник знає про можливість застосування того чи іншого демонстраційного матеріалу, але на практиці його не використовує, тому що не прожив ситуацію застосування і не може подолати бар’єр страху або внутрішні блокуючі установки.
Крім того, бажано мати письмові інструктивні документи, якими менеджер зможе скористатися для отримання потрібної інформації за відсутності можливості задати питання начальнику, а також для зниження навантаження на керівника в процесі роботи.
Якщо є необхідність перевірки засвоєння співробітником правильності та обсягу теоретичної інформації та оволодіння необхідними навичками, то по закінченні підготовки або виробничого навчання у співробітника можуть бути прийняті іспити у спрощеній формі.
Додатково зазначу, що крім професійної підготовки необхідно постійно підвищувати загальнокультурний рівень, стимулюючи працівників до читання наукової і художньої літератури, відвідування театрів, музеїв, постійного перегляду новин і пр. Це дозволить працівникам відповідати культурним рівнем клієнтів і розширить тематику бесід при особистому спілкуванні з клієнтами.
Корпоративна етика
Кілька слів про корпоративну етику.
Корпоративна етика – набір правил, якими керується колектив підприємства в роботі і відносинах між співробітниками, клієнтами, партнерами.
Ці правила описують, як мають діяти працівники підприємства в тій чи іншій ситуації, а також гарантують об’єктивність розгляду спорів або розв’язання кризових ситуацій.
Врізка. Люди готові пережити багато труднощів, якщо всі переживають їх однаково – закон один для всіх. Наприклад, персонал готовий працювати за дещо меншу зарплату, якщо вона виплачується з високою точністю в термінах. Або інший приклад. Люди більше довіряють власнику та директору, якщо розбір конфліктів в колективі відбувається справедливо для всіх членів колективу незалежно від займаної посади.
Як правило, корпоративна етика не включає в себе питання суто технічного характеру, а більше орієнтована на взаємини між людьми, створення позитивної моральної атмосфери, як на підприємстві, так і в його відносинах з партнерами і клієнтами, а також недопущення кризових ситуацій, що створюють короткострокові або довгострокові негативні психологічні наслідки. Які, в свою чергу, можуть призводити до зниження продуктивності праці, підвищення плинності кадрів, падіння рівня продажів, погіршення відносин з клієнтами, партнерами або суспільством в цілому.
Сказане вище не означає, що наявність правил корпоративної етики звільняє підприємство від необхідності мати чіткі описи структури, посадових обов’язків та технологічних карт.
Основи правильної корпоративної етики базуються саме на чіткій регламентації виробництва, оскільки відсутність формалізації у виробництві, розподілі обов’язків і обсягів роботи між співробітниками як раз і породжує більшість внутрішніх конфліктів на підприємстві.
Роль корпоративної етики стає особливо важливою на підприємстві в таких умовах:
- В силу особливостей виробництва існує висока залежність від стабільного персоналу достатньої кваліфікації;
- На ринку праці відчувається брак персоналу потрібної кваліфікації або спеціалізації;
- Підприємство не може запропонувати високий матеріальний зміст в умовах конкурентної боротьби за персонал.
Адаптація персоналу: Практична користь
Фактично, підприємство, створюючи позитивну моральну обстановку за рахунок впровадження корпоративної етики, створює для співробітників морально-духовні стимули, якими намагається компенсувати недолік матеріального стимулювання.
Правила корпоративної етики можуть зачіпати і регламентувати такі сторони життя підприємства, як:
- Місія підприємства, його цілі, завдання, методи роботи;
- Відносини між керівництвом і персоналом;
- Відносини між співробітниками;
- Відносини між співробітниками підприємства і клієнтами;
- Відносини між співробітниками підприємства і партнерами підприємства;
- Відносини між співробітниками підприємства і товариством (сусідами);
- Санітарно-гігієнічні норми і правила;
- Соціальна політика;
- Кадрово-кар’єрна політика;
- Правила вирішення конфліктних ситуацій;
- Правила вирішення кризових ситуацій;
Крім того
Політика мотивації та стимулювання персоналу.
Правила корпоративної етики можуть існувати як у письмовій формі, бути досить формалізованими, так і в усній, неформальною. Природно, письмова форма краща, так як не допускає вільного трактування і довільної зміни правил під конкретну ситуацію. Крім того, така форма спрощує процеси передачі відомостей та їх використання.
Як правило, неформальні усні правила корпоративної етики відносяться до області взаємин з цінними у виробничому відношенні співробітниками, але такими, що мають деякі особливості характеру. Такі правила (відомості) не є загальнодоступними, а повідомляються керівництвом тільки тим співробітникам, яким доводиться контактувати з цінною, але специфічною, колегою. Хоча цим відомостям дуже часто не приділяють належної уваги, але, як показує практика, вони мають досить важливе значення.
Обсяг правил корпоративної етики не повинен бути надмірним, обтяжуючим їх розуміння і виконання. Правила повинні бути легко здійсненні.
Процес створення правил корпоративної етики може бути організований виключно керівництвом, але при цьому враховувати раціональні пропозиції колективу, спрямовані на поліпшення умов праці.
