Причини, чому впровадження таск-менеджера може лише додати хаосу та рутинних дій замість того, щоб оптимізувати робочий процес
Зараз активно напрацьовую експертизу в оптимізації бізнес-процесів і бачу такі історії:
- Мислення “завданнями” замість “цінності, що постачається клієнтам” / “цінності для проєкту”.
Кожен окремий фахівець справно виконує свої завдання, але ви не досягаєте спільної мети, бо не маєте розуміння процесу в цілому.
Рішення: візуалізувати весь робочий процес, побудувати взаємозв’язки між завданнями і між етапами роботи, щоб кожен учасник бачив, як саме його завдання впливає на виконання всього проєкту. Також можна впровадити OKR для повної синхронізації та ведення команди до спільної мотивуючої мети.
Комунікація в обхід системи.
Де ведеться комунікація – там і буде увага людей. Якщо це відбувається не всередині трекера, а в пошті або чатах, необхідності заходити в трекер у людей не буде. Або з’явиться ще один канал, що відволікає від роботи.
Рішення: вибрати систему, що дає змогу вести комунікацію й обмін файлами прямо в картці завдання. Ставити завдання тільки через систему і обговорювати їх тільки в картках. Не писати на пошту, в месенджери. І регулярно проводити “суботники”, наводити порядок і оптимізувати навігацію в ній.
- Оцінка продуктивності за годинами роботи замість часу виробництва.
Наприклад, співробітник працював над завданням 1 годину, але чекав на дані 8 тижнів. Питання – через скільки замовник отримав результат, на який чекав? Якщо фокусуватися тільки на часі, який фактично витрачено на завдання, ви не побачите реальної картини.
Рішення: обрати таск-трекер, який наочно відображає час знаходження завдання на кожній стадії, автоматично збирає звітність за часом виробництва, дає змогу блокувати завдання, які перебувають в очікуванні.
Результат залежить від того, чи готові ви вибудовувати усвідомлений робочий процес, і чи дає змогу це зробити обраний вами інструмент.
