Гучний бренд або ім’я спікера з високою посадою допомагають заповнити конференц-зали. Люди тягнуться до “зірок”, щоб бути в тренді і дізнатися про їх помилки і перемоги. Тільки ось в кінці виступів учасники ставлять таким спікерам далеко не найвищі оцінки. “Роби бізнес” з’ясували у підприємців і корпоративних співробітників, що найбільше їх розчарувало в доповідях на конференціях та які помилки у презентаціях допускать навіть деякі спікери зі світовим ім’ям.
Виявилося, коли досвідчені спікери ігнорують організаційні слайди і переходять відразу до опису процесу або кейса, втрачається довіра. Деякі опитані навіть назвали таку поведінку спікерів зарозумілою (“не представився взагалі”) і неуважною (“в темі одне, а на словах інше”). Докладно розповідаємо про те, про які слайди важливо пам’ятати і обов’язково включити в свою презентацію.
Чому це важливо
Навіть якщо ви виступали 1000 разів, ці 5 слайдів вашої презентації повинні бути обов’язково:
- тема виступу;
- представити себе;
- структура виступу;
- порядок;
- підсумки презентації та контакти.
Якщо презентація має на увазі блок відповідей на питання, зробіть для цього окремий слайд, щоб сфокусувати аудиторію або використовуйте слайд з підсумками презентації.
Накопичуючи стаж виступів, спікери більше концентруються на суті презентації, вважаючи, що аудиторії важливі результати та особистий досвід виступаючого. Звичайно, це суттєво, але незалежно від вашого статусу і підсумків роботи для аудиторії цінно отримати підкріплення важливості того, що відбувається і відчуття причетності. Організаційні слайди допомагають налаштуватися на вашу хвилю, зануритися в тему і зрозуміти, чому ваша презентація повинна вплинути на професійне життя слухачів. Навіть якщо ваша мова є монологом, організаційна інформація створює ефект взаємодії того хто виступає і глядачів у залі.
Зачепите темою
Будь-яка презентація починається з титульного аркуша. Зазвичай на ньому написано щось загальне, хоча спочатку перший слайд створювався, щоб пояснити актуальність теми для аудиторії. Чому так відбувається? Наші клієнти, що часто виступають, зізнаються, що тему отримують від організатора або, якщо формулюють її самі, то це відбувається за кілька місяців до заходу, і в умовах відсутності часу з’являється тема-начерк. З часом вона з’являється на всіх афішах, банерах і в розсилках, а коли доходить справа до підготовки, ніби як змінювати щось пізно. Ми пропонуємо завжди формулювати тему з позначенням її вигоди для аудиторії. Навіть якщо вона буде трохи відрізнятися від анонсованої. Так ви зможете з перших секунд заволодіти увагою людей.
Наприклад, формулювання “Розробка комерційної пропозиції” звучить слабкіше, ніж “3 шаблону комерційної пропозиції, які допоможуть вам продати консалтингові послуги”.
Знайдіть зі слухачем загальний інтерес. Хороший спікер перед виступом запитає у організаторів, хто буде в залі і які результати опитувань з актуальних серед відвідувачів тем. Така розмова займає п’ять хвилин, але допомагає заощадити час на підготовку, тому що ви точно будете знати очікування людей і підберете для них цікаву інформацію. Якщо ви виступаєте з єдиною презентацією протягом року, можна лише одним реченням зв’язати вашу тему і інтереси присутніх.
Навіть коли немає інформації про тих, хто буде в залі, досить перед початком виступу задати 2-3 уточнюючих питання про рід занять слухачів і підібрати аргумент, чому ваша інформація буде для них корисна.
Підтримуйте свою експертизу
Після того як ви сформулювали тему, у людей з’являється наступне питання: чому саме ви можете бути експертом і чому саме вам варто довіряти? Ця реакція відбувається автоматично і, не отримавши відповіді, слухач може прослухати все з цікавістю, проте у нього виникнуть сумніви, що в цьому конкретному випадку інформація заслуговує довіри і почуте варто застосовувати на практиці. Тому ми рекомендуємо навіть “зоряним” спікерам розповісти, чому вони мають право озвучувати ту чи іншу інформацію. Як зробити це природно, не випинаючи “Я”?
Деякі формати заходів передбачають, що того хто буде виступати попередньо представляє організатор. У цьому випадку важливо дати ведучому правильну інформацію і пов’язати її з темою вашого виступу.
Наприклад, одному нашому клієнту ми радили на конференції для підприємців говорити не тільки про останнє місце роботи в найбільшій за чисельністю співробітників компанії в країні, але й про попередній досвід в невеликому офісі. Після виступу спікер отримав коментар, що він розуміє проблеми малого бізнесу, хоча раніше у блоці “питань-відповідей” часто звучало питання “добре, у великому бізнесі ця методологія працює, а що на рахунок малого?”.
Коли ви чітко розумієте, хто ваша аудиторія, то можете підібрати приклади з своєї діяльності, які будуть перегукуватися з інтересами слухачів.
Якщо ви представляєте себе самі, присвятіть цьому окремий слайд. Так ви зможете озвучити тільки зв’язок вашого досвіду та теми, а інші факти люди прочитають самі — і ви не будете виглядати зарозумілим. Є таке поняття, як “трикутник довіри”. Щоб викликати довіру, вам необхідно зв’язати три аспекти: ваш досвід, тему та інтереси аудиторії.
*
Перший варіант, як це можна зробити, передбачає використання стереотипу. Виглядає так:
Мене звати _______я _______ (Посада): стереотип _______________.
Якщо ви комерційний директор, ваше уявлення може виглядати так:
Мене звати Петро Бродський (ім’я), я типовий комерційний директор (посада), який укладає декілька великих угод на місяць і отримує зворотний зв’язок від клієнтів (стереотип). Таким чином ви підтверджуєте, що маєте право говорити про укладання угод і розумієте, чим займаються присутні в залі люди, якщо виступаєте перед людьми з такою ж посадою.
Другий варіант — попередній досвід. Якщо б ви виступали перед розробниками, які, припустимо, створюють сервіси для автоматизації розсилання комерційних пропозицій, то могли б сказати наступне:
Мене звати Петро Бродський (ім’я), і я кожен день 30% свого часу проводжу в команді розробників, тому що вірю, що майбутнє за автоматизацією процесів. Якщо у вас є досвід роботи в розробці, то можна сказати ще яскравіше: Я розробник і завжди ним був. Код у моїй крові. Але так сталося, що мені вдалося вибудувати алгоритм роботи з комерційними пропозиціями і підвищити продажі на 999%, і тепер я працюю керівником блоку. Це теж добре, тому що я бачу обидві сторони процесу.
Якщо у вас немає релевантного досвіду, то можна перейти на мову емоцій і сказати, чому вам важлива тема. Це прозвучить приблизно так: я сам кожен день є покупцем і готовий плакати від щастя, коли продавець чує, що потрібно мені, а не намагається продати за шаблоном. Але в цьому і суть шаблону хорошій компанії: навчити співробітників використовувати переваги людяності і технології розуміння клієнта.
**
Що стосується слайда, що описує досвід, то на нього можна поставити наступну інформацію:
- Посаду і назви компаній, в яких ви працювали;
- Ваша освіта або спеціальні курси, які стосуються теми;
- Ступені, нагороди та сертифікації;
- Кількісні результати. Наприклад, скільки комерційних пропозицій ви в своєму житті зробили;
- Іноді доречно згадка клієнтів або великих проектів.
Головне: вчасно згадайте, що аудиторія прийшла послухати не вашу історію життя. Тому мета подання полягає лише в тому, щоб обґрунтувати, чому людям важливо почути саме ваш виступ по цій темі.
Зацікавте змістом
Ось ви розповіли, чому тема і ваша експертиза заслуговують уваги, тепер аудиторія хоче знати, як ви будете передавати знання, яким буде процес. Далі обов’язково вказуйте зміст презентації на слайді і задавайте порядок денний виступу. Це важливо для того, щоб уникнути розчарування людей після вашого виступу. Коли ви не попереджаєте про структуру вашого виступу, люди самі формують очікування і воно рідко збігається з реальністю. Звідси з’являються коментарі в стилі “взагалі не про те говорив” або “я думав, що буде краще”. Допоможіть слухачам з їх бажаннями і очікуваннями — вкажіть правила і розкажіть, чого їм чекати.
Хороший спосіб розповісти про порядок, не називаючи слайд “Порядок”. Замість цього можна зробити тимчасову шкалу або інфографіку. Позначте, скільки часу займе кожна з частин: теоретична, практична, кейс, відповіді на питання, перерви, якщо це передбачено. Якщо ви будете пересилати презентацію, то вміст краще зробити у вигляді меню з посиланнями — так ви подбаєте про читача та заощадите його час.
“Роби бізнес” рекомендує не тільки вказати зміст виступу, а зробити це через вигоду для слухачів. Наприклад, на слайді є пункт “як вказати межі бюджету в комерційній пропозиції”. Озвучуючи цей пункт, дайте обіцянку:
Після мого виступу ви будете знати, як вказати межі бюджету в комерційній пропозиції.
Переконайтеся, що люди знаходять ваші слова корисними для себе.
Як зазначає у своїй книзі “Кіно між пеклом і раєм” Олександр Мітта, перші 20 хвилин фільму викликають спалах інтересу до всього оповідання. Професіонали називають це Inciting event або у приблизному перекладі “подія, що спонукає”. Аналогічний підхід є і у театральної класики. Ваші вступні слайди є зав’язкою і народжують інтерес до всього оповідання.
Підведіть підсумки
Пам’ятайте про розв’язку наприкінці фільму або вистави: той момент, коли глядача осяває і він отримує всесвітнє знання. Таким моментом у вашій презентації стане підсумковий слайд з короткими висновками. Це може бути один підсумок, написаний крупно, якщо ви говорите про по-справжньому нове відкриття, або 3 головних правила або висновки, щоб резюмувати весь виступ.
Навіщо підводити підсумки на окремому слайді?
- По-перше, ви допомагаєте зробити однозначний і правильний висновок за підсумками вашого виступу.
- По-друге, ви готуєте аудиторію до фіналу презентації і даєте можливість підготувати питання.
- По-третє, ви можете додати цінність свого виступу. Для цього потрібно акцентувати увагу на тому, що завдяки вашому виступу аудиторія щось дізналася, усвідомила і зрозуміла. Загалом, створити ефект додаткової цінності.
Наприклад, ви перераховуєте назви трьох шаблонів, за якими будується комерційна пропозиція, і говорите: сьогодні ви дізналися ці три моделі, і використовуючи їх ви зможете чіткіше показувати вашим клієнтам вигоду від співпраці з вами і прискорювати продажу.
Підсумковий слайд повинен бути коротким і дійсно підсумковим. Не варто після нього продовжувати подальше занурення в тему, навіть якщо ви згадали якісь деталі. Використовуйте цей момент для закріплення вашого експертного статусу та фінального висновку. До чого можна перейти в цій фінальній точці, так це до блоку відповідей на питання, хоча в більшості випадків краще його поставити трохи раніше і закінчити презентацію на тій ноті, яка потрібна вам.
Допоможіть з вами зв’язатися
У будь-презентації є мета. Виходячи на сцену, спікер продає аудиторії товар, компанію, свою експертизу або якусь дію. Сьогодні рідко можна зустріти прямий продаж через презентацію, хіба що в мережевих пірамідах косметики або чарівних пігулок. У більшості випадків спікер збирає контакти аудиторії. Це не означає, що він ходить з анкетою по залу, але він каже, де можна продовжити спілкування.
Якщо ви не готові давати прямі контакти, то вкажіть на фінальному слайді e-mail компанії, а ще краще дайте посилання на соціальну мережу, де ви зможете спілкуватися з аудиторією або де з’являються корисні матеріали по вашій тематиці.
Якщо ви незалежний консультант, можна дати загальну, особисту адресу або вказати сторінку в соціальній мережі, через яку з вами можна зв’язатися.
Щоб активізувати аудиторію, зробіть “заклик до дії”. Попросіть дати відгук вашому виступу, поділитися посиланнями по темі або запропонувати, як можна поліпшити вашу презентацію. Як показує практика, близько 10% слухачів завжди досить чуйні і активні, щоб залишити коментар, а близько 30% готові підписатися на новини вашої групи.
P. S.
З “давньої” традиції тут повинна було бути згадка фрази “Дякую за увагу!”. Говорити “прощай” завжди складно і хочеться заповнити незручну паузу слайдом з такою вдячністю, але ми закликаємо зупинитися на слайді з контактами. “Спасибі-слайд” дає сигнал аудиторії, що ваші відносини завершені, а мета будь-якого бізнесу — розширювати і постійно підтримувати контакт зі своєю аудиторією. Ваші контакти з цим завданням впораються краще. Бажаємо не допускати помилки у презентаціях і хай всі ваші виступи пройдуть як найкраще!
