Схема руху документів та технічної документації

Схема руху документів

Співробітники компанії повинні розуміти, яка існує затверджена схема руху документів на вашому підприємстві і які дії з документацією може бути необхідно виконувати в процесі прийняття замовлення від покупця і надання послуг.

Зміст статті:

  1. Документний арсенал;
  2. Алгоритм дій;
  3. Індивідуальний характер.

Документний арсенал

Розглянемо рух документів у процесі продажу на прикладі ЗМІ.

При продажу газетно-журнальної реклами в процесі обслуговування клієнтів продавці можуть використовувати наступні технічні документи і матеріали:

  • Опис вимог до рекламних матеріалів;
  • Вихідні матеріали для макета – тексти і фотографії;
  • Готовий рекламний матеріал – оригінал-макет;
  • Кольоропроба;

Бренд-бук або інший документ з інформацією про фірмовий стиль та ін.

Hosting Ukraine
Схема руху документів
Схема руху документів

Алгоритм дій

Приблизна схема руху документів і технічної документації (алгоритм дій учасників процесу) при підготовці та затвердженні рекламного матеріалу може бути наступною:

  1. Менеджер – клієнту: опис вимог до рекламних матеріалів.
  2. Клієнт-менеджеру: вихідні матеріали для макета, бренд-бук.
  3. Менеджер – начальнику відділу (або адміністратору): вихідні матеріали для макета.
  4. Начальник відділу-копірайтеру (і/або більд-редактору) і дизайнеру: вихідні матеріали для макета.
  5. Копірайтер і дизайнер – начальнику відділу: готовий макет.
  6. Начальник відділу – літредактору: готовий макет.
  7. Літредактор – начальнику відділу: вичитаний готовий макет.
  8. Начальник відділу – менеджеру: готовий макет.
  9. Менеджер – клієнту: готовий макет.
  10. Клієнт-менеджеру: затверджений готовий макет.
  11. Менеджер – начальнику відділу: затверджений готовий макет.
  12. Начальник відділу-головреду видання: затверджений готовий макет.
  13. Головред – дизайнеру видання: затверджений макет.
  14. Дизайнер видання-головреду: готовий до друку макет видання.
  15. Головред – технічному редактору: готовий макет видання.
  16. Технічний редактор – головреду: кольоропроба.
  17. Головред – начальнику відділу реклами: кольоропроба.
  18. Начальник відділу-менеджеру: кольоропроба.
  19. Менеджер-клієнту: кольоропробу.
  20. Клієнт-менеджеру: затверджена кольоропроба.
  21. Менеджер – начальнику відділу: затверджена кольоропроба.
  22. Начальник відділу-головреду: підтвердження готовності до друку.

Навіть з такого короткого і примітивного опису алгоритму виробничого процесу (без опису циклів) створення і розміщення рекламних продуктів в ЗМІ зрозуміло, наскільки чітко і конвеєрно повинні працювати всі підрозділи і працівники підприємства, щоб вчасно і якісно виконати зобов'язання перед клієнтом.

Схема руху документів: Індивідуальний характер

Дуже часто головна складність виконання прийнятих зобов'язань з надання послуг полягає в тому, що послуга для кожного клієнта може носити індивідуальний характер. Тому весь виробничий процес ділиться на два етапи:

  • Створення прототипу індивідуальної послуги під конкретного клієнта;
  • Виконання прийнятих зобов'язань відповідно до створеного прототипу.

Тобто в описаному вище випадку розміщення реклами ми спочатку створюємо якийсь рекламний продукт, а потім його розміщуємо у виданні. І витрачений час в обслуговуванні клієнта на етапі створення прототипу (унікальні операції) необхідно компенсувати чіткою роботою на етапі виконання зобов'язань (рутинні і конвеєрні операції).

По суті, такий же порядок робіт застосовується при наданні інших послуг.

Дуже поганоПоганоНормальноДобреВідмінно (1 оцінок, середнє: 5,00 з 5)
Loading...
Like this post? Please share to your friends:
Залишити відповідь

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: