Етика електронного листування

Етика електронного листування

Що таке етика електронного листування? Сьогодні ми розглянемо сім головних правил ділового листування в мережі Інтернет, що допоможуть побудувати продуктивний та ввічливий діалог.

Зміст статті:

  1. Ділове листування;
  2. Правило № 1;
  3. Правило № 2;
  4. Правило № 3;
  5. Правило № 4;
  6. Правило № 5;
  7. Правило № 6;
  8. Правило № 7.

Ділове листування

Сьогодні ділове листування в інтернеті – це дієвий інструмент для створення іміджу і підтримки репутації. Етика електронного листування і її дотримання в онлайн-спілкуванні – дуже важливо як для керівника великої корпорації, так і для індивідуального підприємця.

Де шукати межу між ввічливістю і нав’язливістю, як не втратити обличчя за потоком смайликів і чому стара істина про «сестру таланту» успішно працює і у всесвітній павутині? Відповіді на ці та інші питання розбираємо далі.

Отже, перед нами стоїть завдання скласти електронного листа до представника компанії, організації або підприємства, можливо, до інвестора або майбутнього ділового партнера – в перспективі. Якими принципами керуватися?

Можливо, вам буде корисно почитати про Діловий етикет

Правило № 1

По-перше, не нехтуйте Темою. Так ваш адресат зрозуміє, що отримав не спам або вірусне
повідомлення, а лист з інформацією, яка може бути корисною. Крім того, лист з чітко прописаної темою набагато простіше знайти у великому потоці послань, що надходять на електронну скриньку.

Правило № 2

По-друге, вишиковуйте текст листа за тими ж принципами, як якби ви писали його від руки. Ще не забули, як це робиться? Спочатку – коротке привітання зі зверненням до адресата, потім – суть питання, в кінці – коротке прощання. І не забудьте про електронний підпис – ще одне правило хорошого тону в інтернет-листуванні. Підпис, як правило, складається з ваших прізвища, імені та по батькові, посади та назви компанії, робочого телефону.

Етика електронного листування

Етика електронного листування: Правило № 3

По-третє, в діловому спілкуванні в Мережі як ніколи актуально правило «стислість – сестра таланту». Перш за все, це може бути застосовано для привітального звернення. Нехай воно буде не тільки компактним, але і нейтральним, без панібратства.

Наприклад: «Добрий день …. (ім’я-по батькові)» .

Якщо послання призначене для кількох людей, доречно використовувати звернення «панове!» Або «Колеги!», Можна додати і слово «шановні».

Однак будьте обережні: показна, навмисна ввічливість не тільки не додасть симпатії до вас як співрозмовника і ділового партнера, але і надмірно обтяжить початок листа. Будьте точні і зрозумілі, так ви покажете, що цінуєте час співрозмовника, а це найкращий вияв ввічливості.

Етика електронного листування

Далі без зайвих передмов переходите до суті листа. Викладіть своє питання, прохання чи пропозицію максимально коротко і доступною мовою, не перевантажуючи текст складними, в тому числі англомовними термінами. Взагалі, використання специфічної лексики, професійного сленгу і скорочень – річ суто індивідуальна. Подібні слова припустимі лише в тому випадку, коли ви точно знаєте, що їх зрозуміють і правильно розцінять.

Правило № 4

По-четверте, в листі дотримуйтесь ділового стилю, не переходячи на офіціоз, за ​​важкістю якого часто втрачається суть. Емоції в діловому спілкуванні також будуть зайвими. Співрозмовники не чують, отже, не можуть інтерпретувати інтонацію та смислові відтінки. Намагатися ж передати почуття смайликами, дужками або великою кількістю знаків оклику абсолютно недоречно.

Винятком буде хіба що спілкування з колегами в корпоративному чаті. Але і тут варто знати міру – стіна різнокольорових значків не налаштовує людей на робочий лад, а лише захаращує листування. Описаний принцип можна застосувати не тільки до електронної пошти, а й до ділового спілкування в Skype або ICQ.

Ділове листування

Правило № 5

По-п’яте, подбайте про те, щоб листування, прив’язане до однієї теми, не обривалося до логічного завершення. Не починайте друкувати відповідь на чергове послання як на новий лист. Набагато зручніше, коли співрозмовнику видно всю послідовність листів, і не потрібно витрачати час на пошук попередніх записів.

І пам’ятайте: закінчує переписку той, хто був її ініціатором. Навіть якщо обговорення завершено, правильно буде попрощатися, подякувавши вашого адресата, наприклад, за продуктивну співпрацю і оперативність. Якщо ви знаєте співрозмовника давно і спілкуєтеся не тільки в Мережі, етика електронного листування допускає щоб ви побажали гарного настрою або удачі в справах.

В інших випадках закінчити електронний діалог краще нейтральним «З найкращими побажаннями».

Правило № 6

По-шосте, не поспішайте відправляти важливу кореспонденцію, заздалегідь не перечитавши текст. Помилки і описки не прикрашають ділову людину.

Правило № 7

По-сьоме, візьміть за правило відповідати на електронні послання протягом двох годин з моменту їх отримання. Якщо розумієте, що не зможете оперативно написати співрозмовнику, варто про це попередити. Відносно своїх листів керуйтеся тим же принципом: після відправлення листа можна зв’язатися з адресатом і уточнити, чи дійшло воно і коли чекати відповіді. Особливо це стосується листів зі вкладеннями.

Ось такі нехитрі правила. Підводячи підсумок сказаному, відзначимо, що головними показниками гарного ділового листа є витриманість його стилю і спрямованість на співрозмовника.

«У листах розумної людини відбивається характер тих, кому вони адресовані »- говорить відомий афоризм.

Пам’ятайте: ключик можна підібрати до кожного.

Rating
( No ratings yet )
Like this post? Please share to your friends:
Роби Бізнес, Укр
Comments: 6
  1. seje

    Етика електронного листування – це те, чого нашим людям (в переважній більшості) дуже не вистачає. Пишуть з помилками, якось зневажливо ставляться навіть до клієнтів.

  2. flipboo

    Починати треба з базису, с культури взагалі. Якщо цього нема, то і етика електронного листування не з’явиться.

  3. whyb

    Гарна стаття! Погоджуюся з думкою, що культури при діловій переписці людям дуже не вистачає.

  4. foldeknive

    Етика ділового листування – це те, чого дуже бракує людям. Точніше знань щодо неї. Таке іноді пишуть, що соромно.

  5. Людмила

    Відмініть мені вашу розсилку, вона мені дуже мішає, не знаю як уже кричати, ваші дебільні пропозиції мене не цікавлять.

    1. Кошовий Георгій (author)

      Добрий день, Людмило. Одразу видно, що цю тему Ви не читали.
      До речі! Підписка на новини – дія добровільна. Самі вирішили підписуватися на якісь «дебільні пропозиції», то самі й виплутуйтесь. Всього найкращого. ;-)

Залишити відповідь

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!:

Повідомити про помилку

Текст, який буде надіслано нашим редакторам: