Офіційний лист

Офіційний лист

У наш стрімкий час життя насичене потоками інформації. Обмін інформацією між фірмами, компаніями, державними органами, підприємствами та громадянами відбувається за допомогою офіційних, або ділових листів. Офіційний лист – це інформація, що передається на спеціальних бланках, які відповідають певним стандартам.

Основний зміст

Наявність стандартної форми офіційного листа має свою перевагу в тому, що значно економиться час, так як виконавцю не доводиться замислюватися про те де, як і в якому місці листа повинна бути розташована офіційна інформація.

Для того щоб основний зміст офіційного листа було правильно сформульоване необхідно дотримуватись наступних правил:
Повно, достовірно і об’єктивно викладати інформацію; Формулювати необхідну інформацію в лаконічній формі (обсяг офіційного листа не повинен бути більше сторінки); Уникати міркувань, зайвих мовних зворотів і оповідань; Зберігати нейтральний та доброзичливий тон викладу, не допускати іронії, сарказму, грубості і зайвого напруження емоцій;  Використовувати переважно логічну оцінку ситуації та фактів.

Дві групи

Офіційний лист має безліч видів. Розділимо їх на дві великі групи:

Листи, які не потребують неодмінного письмової відповіді:

  • Лист запрошення;
  • Лист підтвердження;
  • Лист – нагадування;
  • Лист – попередження;
  • Лист – повідомлення;
  • Лист – відмова;
  • Лист – розпорядження;
  • Гарантійний лист;
  • Супровідний лист;
  • Інформаційний лист та інші.

Офіційний лист, на який обов’язково слід написати відповідь:

  • Лист – пропозиція;
  • Лист запит;
  • Лист – вимога та багато інших.

Офіційний лист: Деякі особливості

Види офіційних листів в організаціях торгівлі та сфері послуг мають свої особливості. Залежно від адресата офіційного листа в таких організаціях має різні цілі комунікації.

Якщо адресат – споживач товарів і послуг, то офіційний лист має такі цілі:

  1. Стимулювання і мотивація продажів (лист – пропозиція, рекламно-інформаційний лист);
  2. Виявлення інтересів споживачів (лист – анкета);
  3. Прискорення оплати товарів і послуг (лист – нагадування);
  4. Формування лояльності споживача (лист – привітання).

Якщо адресат – постачальник, то офіційний лист до нього має зовсім іншу спрямованість: це може бути супровідний лист до контрактних документів, лист – рекламація, або лист – вибачення, що має на меті врегулювання конфліктних ситуацій.

Якщо ж адресат офіційного листа – найманий працівник, то метою листів може бути інформація про наявні вакансії, дисциплінарне стягнення, інформування про скорочення штату або ж рекомендація при звільненні, для більш простого пошуку  іншої роботи та/або підвищення рівня довіри до кандидату.

І головне: офіційний лист має бути стилістично вивіреним і бездоганно грамотним, тоді він досягне своєї мети!

Чим відрізняється офіційний лист від звичайного?

Між звичайними листами і офіційними посланнями існує кілька відмінностей:

Альянс-безпека
  • одне з основних полягає в тому, що офіційний лист завжди містить в собі повні реквізити відправника, а також дані про одержувача;
  • лист також обов’язково має бути підписаний конкретною людиною;
  • при наявності печатки у відправникапроштамповано.

Крім того, офіційні листи часто формуються на спеціальних бланкахце додає їм солідності і зайвий раз підкреслює їх офіційних статус.

Більше про реквізити

Що стосується реквізитів на офіційних бланках, то не зайвим буде дати розширений опис цієї частини документа, названої на мові діловодівформуляром“. Зокрема, в бланках завжди має бути:

  1. найменування організаціївідправника (повне і скорочене);
  2. ІПН, КПП, код ОКПО, номер документа по ОКУД (якщо він є);
  3. адреса (юридична та поштова);
  4. номер контактного телефону, номер факсу та індекс;
  5. на бланках державних установ має бути державний герб, на бланках комерційних підприємствлоготип або емблема;
  6. номер вихідного послання і дата його складання;
  7. якщо в організації є сайт, то в реквізитах його теж потрібно позначити, як і адресу електронної пошти.

Загальні вимоги до всіх листів

При складанні офіційного послання слід дотримуватися певних норм і стандартів. У такого роду кореспонденції потрібно обов’язково використовувати тільки ввічливу форму звертання до адресата, викладати основні думки необхідно коротко, тільки по справі (не забуваючи про те, що людина не завжди готова витрачати на прочитання листа багато часу).

Якщо текст послання дуже довгий і містить багато різноманітної інформації, його треба поділити на абзаци, а при необхідностіще й на окремі пункти, не забуваючи при цьому робити смислові акценти. Можна виділяти якісь думки розміром або кольором шрифту (якщо лист друкується на комп’ютері) або підкресленням (якщо лист пишеться від руки).

Найважливішу частину листа слід писати на початку або кінців цьому випадку вона краще запам’ятовується.

Чого слід уникати

До офіційних листів вимоги досить серйозні. У них неприпустимо використовувати вузькоспеціальні терміни, велика кількість складних мовних, причетних оборотів, грубі слова і, тим більше, ненормативну лексику. Також слід уникати витіюватих або розмитих за змістом пропозицій. Тон послання повинен бути стриманим, виключена будьяка розв’язність, панібратство.

Як сформувати офіційний лист

Для офіційного листа не розроблено ніяких стандартів і шаблонів, так що писати його можна у вільній формі або за зразком, розробленим на підприємстві. Головна умова, щоб даний документ за своєю структурою відповідав нормам діловодства, а за текстомправилами російської мови.

Слід пам’ятати про те, що існує ряд відомостей, які неодмінно повинні міститися в інформаційному листі :

  • найменування організаціївідправника;
  • адреса організації;
  • контактний телефон (для зв’язку);
  • Посада і ПІБ її представника;
  • суть послання;
  • підпис відправника.

До листа можуть бути додані будьякі додаткові папери, фото і відео документи. В цьому випадку їх наявність слід зазначити в основному тексті. Також допустимо вказувати в «тілі» листа посилання на закони, нормативні, правові акти, що мають безпосереднє відношення до послання.

Зразки

Багатьом людям набагато зручніше скласти офіційний лист після перегляду зразка. З такого прикладу можна запозичити звернення і мовні звороти, деякі фрази і словосполучення.

Пропонуємо вам скористатися нашою базою зразків. Тут ви знайдете понад 600 зразків документів, в тому числі і офіційні листи. Користуйтеся, це безкоштовно.

Дуже поганоПоганоНормальноДобреВідмінно (1 оцінок, середнє: 5,00 з 5)
Loading...
Like this post? Please share to your friends:
Залишити відповідь

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!:

Повідомити про помилку

Текст, який буде надіслано нашим редакторам: