Лист-подяки

Лист-подяки

Лист-подяки – це діловий документ, який включає слова подяки, висловлені конкретній особі або організації по якомусь приводу. Прикладом може бути подяка за професіоналізм, якість наданих послуг, відмінне навчання і т.д. Лист-подяки може бути самостійним документом або бути відповіддю на будь-яку ініціативу (вітальний лист, запрошення).

Зміст статті:

Кому пишуть листи-подяки?

Знайти привід, щоб скласти лист-подяки, не складно. Цей документ вважається ознакою хорошого тону в юридичній або фізичному бізнес-співтоваристві. З його допомогою можна висловити повагу до своїх колег, спонсорам, замовникам або інвесторам. Особливо цінуються подячні листи на ім’я співробітника за значний внесок у розвиток підприємства, галузі або будь-якого важливого проекту. Це говорить про повагу та увагу до людини, а це завжди приємно і несподівано.

Листи подяки найчастіше пишуть наступним особам:

  • Співробітникам і клієнтам різних підприємств і організацій;
  • Діловим партнерам і інвесторам;
  • Школярам і студентам, що показує видатні успіхи у навчанні (лист-подяки часто Адресується їхнім батькам);
  • Вченим за внесок в розвиток науки та галузі в цілому;
  • Спортсменам і їх тренерам;
  • Ювілярам на дні народження, родичам і друзям на пам’ятні дати.

Написання листа-подяки – це також відмінний приклад післяпродажного обслуговування. Такий спосіб підвищує рівень продажів і створює потужну клієнтську базу з відданих замовників. Лист-подяки при цьому обов’язково потрібно писати від руки, максимально уникаючи шаблонних фраз і виразів – знайдіть індивідуальний підхід до кожної людини. Таке ставлення говорить про те, що у директора завжди є час на кожного клієнта.

Інший приклад розповів партнер нашої компанії, який займає посаду гендиректора з корпоративного просуванню мережі. В їх організації щомісяця вибирається кілька співробітників, які показали високі результати роботи за певний період. Таке оцінювання вельми суб’єктивно, але, незважаючи на це, продуктивність на підприємстві значно зростає. Церемонія нагородження проходить в офіційній обстановці в конференц-залі, де кожен співробітник отримує відповідну подяку.

Написати лист-подяки можна практично за будь-які заслуги. Кожна дія, яка пішла вам на користь, може бути розцінена як привід для написання цього документа. Чим більш несподіваним буде лист-подяки, тим краще для вас і приємніше для людини, яка його отримає.

Як написати лист-подяки?

Зазвичай до оформлення і структури написання листа-подяки немає ніяких особливих вимог – допустимо його складання у довільній формі. Незважаючи на це, воно все ж є діловим документом.

Оформлення та складання листа-подяки має чітку послідовність. Дотримуючись її, ви зможете зберегти структуру і логіку розповіді, максимально зрозуміло і природно донести свою думку до адресата.

Зверніться до одержувача

Якщо лист адресовано співробітнику вашої фірми, то використовуйте звернення «Шановний (а -) …». Такий початок підкреслює повагу до співрозмовника. Уникайте нещирих звернень за типом «Пан …» або «Дорогий (-а) …». Вони виглядають неприродно і безглуздо, повністю порушують офіційний тон листа. Звернення «Дорогий (-а) …» допустимо тільки якщо ви перебуваєте в досить теплих відносинах з одержувачем.

Якщо ви ходите висловити подяку своєму колективу, то відмінно підійде звернення «Шановні колеги!» У тексті листа обов’язково зробіть уточнення, кому саме ви дякуєте. Якщо кінцевий адресат – це компанія-партнер або інвестор, то на початку допускається звернення до керівника, а в основній частині – згадка організації і навіть конкретних осіб.

Вкажіть особу, що стала ініціатором

Відзначте, хто і кого дякує. Лист подяки може бути відправлено від імені організації, групи людей або особисто вас. Наприклад:

«ТОВ Зелений світ висловлює подяку»;
«Керівництво компанії” AI Electronics “…»;
«Від імені колективу ТОВ” Стройком-1 “і від себе особисто висловлюю подяку».

Досить нестандартним і урочистим буде початок: «Я, як директор” ТОВ Рекреатор “, хочу щиро подякувати вам …». Таке формулювання застосовується в ситуаціях, коли подяка висловлюється за внесок, значимий для всього підприємства або організації.

Лист-подяки працівникам
Лист-подяки працівникам

Вкажіть одержувача листа

Лист може бути направлено до цілої компанії, її директора, колективу або конкретного співробітника. За рахунок індивідуалізації ви можете виділити певного співробітника і подякувати йому за проявлений професіоналізм, досягнення і відкриття. У такій ситуації необхідно звернення на «Ви». Наприклад, «Від імені всієї організації хочу висловити Вам вдячність»; «Ми вдячні вам за …».

Якщо ви звертаєтеся до партнерів або колективу, то допустимо використовувати наступні звернення:

Вказуйте, на адресу кого спрямована подяка: «Ми висловлюємо щиру подяку колективу Вашої компанії», «Фірма” AI Electronics “дякує Вашу організацію»;

Лист-подяки

При зверненні до колективу корисно буде вказати кілька персон (але не більше 5-7 чоловік). Наприклад, «Шановні колеги! Я, як директор, висловлюю щиру подяку колективу фінансового відділу нашої компанії, а саме … »;

Якщо колектив відділу досить великий, то немає потреби перераховувати всіх по імені – досить буде просто згадати керівника даного підрозділу.

Відзначте, за що дякуєте

Завжди вказуйте, за що конкретно ви дякуєте. Уникайте розпливчастих формулювань, без будь-якої конкретики: «Шановна …! Колектив організації висловлює Вам подяку за все, що Ви для нас зробили ». Така побудова фрази неправильна – людина відразу бачить шаблон і не відчуває індивідуального підходу до написання листа.

Так за що ж висловити подяку? Багато в чому це залежить від приводу. Якщо лист-подяки відправляється працівнику вашої компанії, то можна похвалити його за професіоналізм та досягнення успіхів у своїй сфері. Партнерам і інвесторам дякують за допомогу, надані можливості, технічне оснащення, послуги, оренду приміщення і т.д.

Правильно складена подяка виглядає наступним чином:

«Шановний …! Колектив компанії висловлює Вам подяку за допомогу в розвитку партнерських відносин і надану площу для розміщення обладнання фінансово-аналітичного відділу нашої компанії. ».

Деталізуйте основну частину листа

Конкретизуйте подяку, зупиніться на деталях, оскільки вони дуже добре вдалися одержувачу листа-подяки. Саме ця частина робить цей документ таким цінним і індивідуальним. Одержувач відчує щиру увагу з боку відправника, відчує свій внесок у розвиток спільної справи або окремої сфери.

Намагайтеся не вдаватися до відвертих лестощів. Найчастіше все залежить від формулювання – вислови на кшталт «Не має собі рівних», «незрівнянний», «на висоті» і т.д. необхідно виключити з тексту. Вкажіть конкретно, за що ви хвалите одержувача. Якщо для нього це дійсно важливо, то опускатися до шаблонних фраз і формулювань вам не доведеться.

Напишіть побажання одержувачу на майбутнє

Лист-подяки – це документ з позитивним посилом. Постарайтеся спрогнозувати розвиток подій, загляньте у майбутнє і побажайте кілька приємних слів адресату. Наприклад, «Бажаю Вам нових креативних ідей, творчих успіхів і невичерпного оптимізму». У цій же частині ви можете висловити надію на подальшу співпрацю. Якщо не зробити цього, то лист-подяки автоматично набуває певного відтінку прощання. Додайте в кінці фразу «Сподіваємося на продуктивну співпрацю з Вами у майбутньому», і документ набуде абсолютно іншого відтінку.

Перевірте і виправте лист-подяки

Останній етап – це вичитування і коригування залишеного документа. Даний крок передбачає:

  1. Оцінку обсягу подячного листа: середній обсяг – половина аркушу формату А4;
  2. Перевірку тексту на відсутність граматичних і пунктуаційних помилок – неграмотно складений лист може повністю зіпсувати враження про відправника;
  3. Видалення непотрібного багатослів’я – немає потреби виділяти кожен пункт окремо (крім самого слова «Дякую» або «Висловлюю подяку»);
  4. Оцінку стилістичної сталості: простежте за логікою і стилем оповіді – в листі не повинно бути фраз, які вибиваються з ділового стилю мовлення;
  5. Як тільки ви перечитали лист і відредагували, відразу ж відправляйте його одержувачу – чим швидше ви відправите цей документ, тим ефективнішим і незабутнім він виявиться.

Чого не повинно бути в подячному листі?

При складанні листа-подяки вам потрібно уникати:

  • Фамільярності. Лист подяки – це в першу чергу діловий документ. Звернення і стиль його повинні бути витримані відповідним чином;
  • Надмірної деталізації, використання статистики або чисел для наочності. Для того щоб сказати «Дякую», зовсім не обов’язково вдаватися до даних методів – вони роблять лист більш громіздким і важким для сприйняття;
  • Згадки помилок, які виникли в процесі співпраці. Подячний лист повинен включати тільки краще, що принесла спільна робота з одержувачем послання;
  • Граматичних, пунктуаційних і стилістичних помилок.
Подячний лист
Подячний лист

5 порад, які допоможуть зробити лист подяки краще

Написати гарний лист-подяки – досить важке заняття. Мало у кого виходить зробити це з першого разу – необхідні тренування для того, щоб «набити» руку. Існує кілька простих порад, які допоможуть зробити ваш подячний лист краще:

  1. Намагайтеся оформити лист-подяки на фірмовому бланку (якщо мова йде про ділову документацію). У разі, якщо у вашій компанії немає власного бланка, то бажано завести його – він може стати в нагоді і для інших документів;
  2. Заповнюйте лист подяки від руки. Так ви покажете, що у вас завжди є час на те, щоб сказати «Дякую». Якщо ж ви надто завантажені, то хоча б поставте власний підпис – людині завжди приємно за надану увагу;
  3. Не вибирайте занадто великий шаблон. Ідеальний варіант – це картка нейтрального кольору (білого або кремового) з тисненням «Спасибі» або «Висловлюю подяку» з фронтальної сторони;
  4. Особливу увагу приділіть почерку. У разі, якщо ви не до кінця впевнені в розбірливості та якості почерку, то продемонструйте зразок близької вам людини. У самому крайньому випадку допустимо написання листа третьою особою (але підпис обов’язково повинен бути ваш!);
  5. У вас немає поштової адреси одержувача? Передайте конверт йому в руки або надішліть листа електронною поштою. Другий варіант також буде кращим, якщо спілкування з замовником або партнером відбувалося в режимі онлайн. Складіть текст листа самостійно, не копіюйте шаблони з інтернету. Мінус таких листів – висока ймовірність ігнорування або автоматичного потрапляння в розділ «Спам».

Яка користь від подячних листів?

Листи-подяки – невід’ємний елемент ділового етикету. Їх використання на практиці необхідно з наступних причин:

  • Перехід на більш особистий рівень взаємин: спілкування в такому руслі приємне і для співробітника компанії, і для підприємства-партнера;
  • Збільшення лояльності до вашої компанії або бренду з боку клієнтів;
  • «Одухотворення» і «пожвавлення» вашої компанії – вийдіть з великої кількості сірих безликих організацій та продемонструйте турботу про клієнтів або партнерів за допомогою листа-подяки;
  • Підтримання довгострокового співробітництва за рахунок подячного листа;
  • Клієнти, які отримали лист-подяки, більш схильні до скоєння наступних покупок, це ж стосується і партнерів – ви можете розраховувати на тривалу співпрацю завдяки цьому діловому документу.

Чим більш індивідуально і професійно написаний лист-подяки, тим більш великий шанс того, що адресат дійсно отримає теплі емоції та відчує увагу з вашого боку. Пам’ятайте: написання ділової документації – це уміння, яке можна та потрібно розвивати.

Зразки листа-подяки

Багатьом людям набагато зручніше скласти лист-подяки після перегляду зразка. З такого прикладу можна запозичити звернення і мовні звороти, деякі фрази і словосполучення.

Пропонуємо вам скористатися нашою базою зразків. Тут ви знайдете понад 600 зразків документів, в тому числі і супровідні листи. Користуйтеся, це безкоштовно.

Якщо ви знайшли помилку, будь ласка, виділіть фрагмент тексту та натисніть Ctrl+Enter.

Rating
( No ratings yet )
Like this post? Please share to your friends:
Роби Бізнес, Укр
Залишити відповідь

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!:

Підпишіться

Підпишіться

Підпишіться на новини нашого блогу. Без спаму. Листи не частіше 1 разу на місяць

You have Successfully Subscribed!

Повідомити про помилку

Текст, який буде надіслано нашим редакторам: